Cadre réglementaire de la numérisation des documents du dossier patient

Nous en avons parlé à de nombreuses reprises, à l’instar de l’article de notre blog, la transition vers le tout numérique est en marche, rendue possible à travers les récentes avancées associées aux évolutions réglementaires lié au nouvel article 1379 du Code civil affirmant qu’une copie électronique « fiable » a la même force probante que l'original.

Plus encore, dans le domaine de la santé, l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 apporte un nouveau support sur le chemin du "zéro papier" à l’hôpital. Ce texte ajoute au code de la santé publique un cadre relatif aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.

Extrait de l’article 1 de l’ordonnance N° 2017-29 du 12/01/2017

Lorsqu’une copie numérique fiable a été réalisée, le document original peut être détruit avant la fin de la durée légale de conservation ou, à défaut, de celle prévue au 5° de l'article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

« Si ce document original relève du champ des archives publiques au sens de l'article L. 211-4 du code du patrimoine, l'autorisation de destruction est soumise au visa de l'administration des archives, conformément aux dispositions de l'article L. 212-3 du code du patrimoine »

Cette transition concerne donc bien les établissements hospitaliers avec la gestion des dossiers médicaux.

Ces établissements font face à deux problématiques :

• Comment mettre en place le DPI (Dossier Patient Informatisé) ?
• Que faire de tout le stock de dossiers médicaux papier ?

Pour traiter la première problématique, les établissements s’équipent d’outils s’intégrant dans leur système d’informations pour mieux gérer le dossier informatisé du patient et rationaliser les processus dans tous ces établissements ainsi qu’un SAE (Système d’Archivage Electronique) afin de bien gérer tout le cycle de vie et d’utilisation du DPI.

Pour traiter la seconde problématique, plusieurs solutions s’offrent aux établissements : le stockage des dossiers médicaux dans ses propres locaux, la numérisation des dossiers dans le cadre des demandes de consultation pour éviter les transits des dossiers papiers, la numérisation de tout le stock puis la destruction potentielle, solution réglementairement envisageable.

Certains établissements ont pris un virage radical et ont fait le choix du « Zéro papier » en parallèle de la mise en place du DPI. Le choix du « Zéro papier » implique la prise en compte du sort des dossiers patients existants au format papier et de tout document entrant au format papier constituant les nouveaux dossiers patients.

Cette prise en compte s’articule autour de deux types de numérisations de documents

• Via la mise en place de chaine de numérisation pour numériser tout le stock de dossiers patients papier. Cette pratique peut être cadrée par une prestation de numérisation centralisée de stock décrite dans la norme NF Z42-026. Cela impose la mise en place d’ateliers dit de dépollution en amont de la chaine de numérisation (trier, désagrafer, retirer post-it, déplier, retirer trombone,) et demande une organisation et un travail important à prendre en compte. Dans ces cas-là, ce choix est orienté globalement par les couts de l’immobilier/stockage ou du tiers-archiveur papier trop élevés. Cela représente quand même un investissement important dès le départ dont le ROI reste à mesurer même si  le processus de numérisation et d’archivage est suivi d’une destruction des dossiers patients au format papier.
• Via la mise en place de système de numérisation au guichet pour traiter les flux de documents papiers entrants des patients. Cette pratique implique la numérisation décentralisée de flux (DF) dans la norme NF Z42-026. Cela impose l’équipement des postes de secrétaires médicales avec des scanners de bureau ou des MFP (Multiple Fonction Printer) - copieur multifonction adapté.

La numérisation décentralisée de flux

Dans les récentes normes autour des prestations de numérisation (NF Z42-026), il est important de constater que la numérisation décentralisée ne demande pas nécessairement les mêmes niveaux d’exigences que les autres types de numérisation puisque que dans notre cas, le Donneur d’Ordre (DO) est l’Opérateur de numérisation (OP). Ces 2 acteurs sont représentés par la même personne physique ou morale. Il est assez rare, dans ce cas, de faire appel à un prestataire de numérisation. Cette tâche incombe alors aux services médicaux des établissements. La numérisation décentralisée de flux peut alors s’effectuer à partir d’un poste de travail ou un MFP. 

La numérisation au guichet à l’hôpital

La question du choix d’équiper les postes de secrétaires médicales de scanners de bureau ou de MFP se pose alors rapidement. Il pourrait être tentant de rationnaliser l’investissement souvent déjà réalisé dans les MFP dans les établissements, du coup pourquoi acheter des scanners de bureaux ? En effet, les établissements peuvent avoir fait  l’acquisition de périphériques MFP centralisés facilitant la numérisation de documents, mais aussi la copie, l’impression et la télécopie à un point central du service. Pour la numérisation du flux de documents papier à l’arrivée des patients, il sera alors nécessaire de bien faire attention aux déplacements du personnel requis pour aller numériser les documents et revenir à leur poste de travail. Cela peut représenter une fatigue physique supplémentaire des secrétaires médicales, un délai plus important de traitement de chaque patient et une question se posera pour le système de récupération des documents numérisation issus du MFP (envoi d’email, interfaçage directe avec les MFP…).

Cette possibilité devra donc être mise en concurrence avec l’acquisition d’un scanner de bureau par poste de secrétaire médicale. Bien évidemment, le coût de scanner de bureau est bien moins élevé qu’un MFP mais le coût de maintenance de ces scanners est à prendre en compte également (changement des galets d’entrainement, nettoyage, …). Ici chaque secrétaire médicale disposera de son propre scanner juste à côté de son poste de travail.

D’un point de vue organisationnel, des référents devront être nommés et s’impliquer fortement pour accompagner cette transition auprès des différents services et plus particulièrement des secrétaires médicales. Cela passera avant tout par l’accompagnement au changement. Bien évidemment, l’implication de secrétaires médicales dans le projet de mise en place de ce type de numérisation dans les établissements hospitaliers pourra être un gage de réussite afin de faciliter l’appropriation de la solution par les utilisateurs finaux.

Enfin, une des clés de votre projet reste le fait de déterminer les documents à numériser en entrée afin de faciliter le traitement des services médicaux. Vous définirez alors tous les cas d’usage de cette numérisation pour chaque type de document (documents physiques restitués au patient, documents physiques détruits à l’entrée et conservation des objets numériques…).

Il vous faudra donc dresser la liste des documents à numériser, définir une politique d’archivage de ces documents numérisés et enfin la publier afin qu’elle soit partagée entre tous vos établissements.

Tous ces documents auront vocation à être intégrer dans votre système de gestion du DPI et dans votre Système d'Archivage Electronique (métadonnées et documents numériques).

Sans SAE, pas de copie fiable mais juste des copies fidèles

La mise en place du DPI dans vos établissements revêtira son importance avec la mise en place et l’interfaçage d’un SAE permettant de conserver les copies fiables et maîtriser votre politique d’archivage des dossiers médicaux précédemment construite.

La récupération des métadonnées descriptives (en saisie manuelle, par interrogation d’un système externe, par un système de détection de document…) et des documents numérisés ou bien même nativement électroniques, depuis votre système de gestion du DPI et transmises à votre outil de gestion d’archives médicales, représentera alors un véritable enjeu et un marquage fort d’une gestion complète de l’informatisation de vos dossiers patients.

Alors n’oubliez pas, aussi bien dans le cadre de votre projet « Zéro Papier » que de la mise en place du DPI dans vos établissements, pensez à vous doter d’un SAE pour gérer le DPI sur tout son cycle de vie et d’utilisation et notamment jusqu’aux archives médicales.

Le SAE Spark Archives en est le parfait exemple et sait s’interfacer avec les outils de gestion du DPI et avec des logiciels de numérisation.

Arnaud GASNIER

Directeur des services professionnels Spark Archives

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