Impacts de la volumétrie sur les pratiques archivistiques.

L’électronique change notre vie et notre façon de travailler depuis déjà plusieurs décennies. Ces dernières années, cependant, la prise de conscience de la masse d’informations produite, échangée et reçue dans le cadre de l’activité professionnelle ou personnelle se réalise à tous les niveaux de la société.

Cette masse d’informations exponentielle implique de s’interroger sur les risques et les opportunités des usages, de l’analyse, du tri et de la conservation ou de l’élimination de ces données.

Ce billet se veut être un prélude et un propos introductif à une série consacrée aux impacts de la volumétrie et plus particulièrement sur la volumétrie des données, sur les pratiques archivistiques.

La sélection des sources à l’épreuve de l’expansion documentaire : un phénomène déjà maîtrisé

Pour les archivistes, la masse et l’expansion de la volumétrie n’est pas un phénomène inconnu : le début du vingtième siècle est émaillé de réflexions et d’actions pour traiter la progressive montée en volume de la production administrative alors essentiellement au format papier, accélérée par les techniques de reprographie apparues dans la seconde moitié du vingtième siècle[1].

Les archivistes et l’ensemble des expertises concernées par ce sujet n’ont eu de cesse de renouveler leurs réflexions sur la sélection, afin d’établir des critères dont la qualité et la scientificité permettaient de mieux identifier ce qui doit être conservé et ce qui doit être éliminé.

Ces réflexions ont aussi mené à une prise de conscience aigüe de la nécessité d’intervenir en amont du cycle de vie du document, au plus près de son moment de création. En croisant les expertises des archivistes à celles d’autres intervenants sur les documents (qualiticiens, juristes, métier…), il est possible d’identifier, dans un processus métier, les moments de validation des documents afin de les capter dans le système d’archivage. C’est ce qu’on nomme le records management ou la gestion des documents d’activité, qu’on applique dans la perspective d’améliorer la qualité et la pertinence des informations produites par l’entité ou l’entreprise.

Aussi, la sélection des documents électroniques repose sur des critères déjà définis et acquis, ce qui diffère n’est lié qu’à l’aspect matériel du support de l’information.

Les outils archivistiques pour le papier à l’épreuve de l’électronique : un atout ou une contrainte ?

L’aspect matériel n’est cependant guère un détail ! En effet, l’immatérialité des documents numériques croisée à leur volumétrie nécessite :

• d’une part, de repenser l’usage et l’utilité d’ outils ou de pratiques archivistiques qui ont été créés spécifiquement pour aider à la gestion du papier : cela nécessite de se pencher sur les formes, les structures et les processus archivistiques de collecte, de classement, de conservation et de communication ou diffusion.

• d’autre part de créer des outils spécifiques pour traiter physiquement les documents électroniques, dont le support volatil par essence a besoin de davantage de contrôle, terme de conservation, que le support papier.

Dans les deux cas, le développement de collaborations étroites avec des informaticiens transformera les questionnements archivistiques en solutions pour répondre aux cas d’usage et aux contraintes du format.

Charlotte Maday

Consultante Spark Archives

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