Mais où est mon dossier patient ? Les archives dans les hôpitaux.

Le dossier patient - un mouvement perpétuel

Avec en moyenne de 80 à 90 % de dossiers patients, les archives physiques (papier) des hôpitaux sont un va-et-vient perpétuel entre les services médicaux et le stockage à long terme. Cet accès permanent et sûr aux dossiers patients est bien entendu indispensable dans l’activité quotidienne hospitalière. D’ailleurs, en cas d’indisponibilité du système de gestion des archives, il faut toujours avoir à disposition une liste des dossiers/localisations à jour, extraite quotidiennement dans un fichier texte lisible et trié.

Un enchainement de besoins métier et règlementaires

Premier besoin, retrouver le dossier patient : à partir de son IPP (Identifiant Permanent du Patient), de son nom, sa date de naissance… (les critères disponibles pour la recherche), visualiser l’ensemble des dossiers existants, quelle que soit la spécialité, la présence en archives ou dans les services, est essentiel pour localiser le dossier. Il faut en permanence savoir où se trouve le dossier recherché.

Puis, organiser le bon circuit pour sa mise à disposition : ce peut-être le demander aux archives, au service médical qui ne l’a pas encore archivé, à celui qui l’a sorti des archives, à celui qui l’a emprunté à un autre service, autant de cas qu’un logiciel adapté de gestion d’archives doit savoir prendre en compte et résoudre. Ceci peut aussi être facilité par un lien avec la gestion des rendez-vous patients, pour déclencher automatiquement des demandes de sorties de dossiers patients des archives quelques jours avant les rendez de ceux-ci.

Et lorsqu’on parle de dossier patient « papier », impossible de ne pas aborder l’aspect « N° de pochette », puisque les dossiers volumineux sont divisés en pochette, qui chacune porte un n° (1 à N) et peuvent se trouver dans des lieux différents.

Des durées de conservation mouvantes

Les règles de calcul sont complexes, et nécessitent une réévaluation fréquente selon les mouvements des patients : 20 ans après la date de dernière venue du patient (dans l’établissement ou dans la spécialité selon les besoins des CHU) sauf pour les mineurs, 10 ans pour les personnes décédées, durées différentes pour les transfusions, les PMA…Tout est organisé autour de la base patients, centralisatrice des données à jour, donc fiables, qui impacte les archives : date de dernière venue, date de naissance, date de décès...

Une forte intégration avec le système d’information hospitalier

Ce besoin d’informations indispensables et provenant de la base patients passe par la mise en place d'une interface complète HL7 entre le SIH et le système d’archivage pour les créations de patients, les modifications d’état civil, d’adresse, de date de dernière venue, les fusions/dé-fusions de patients, avec impact sur les regroupements d’archives associés.

Et une transition vers le DPI (Dossier Patient Informatisé)

La tendance est à la baisse dans la production de dossier papier : 20 à 30 % de dossiers papiers en moins en entrée annuelle (versement) aux archives. C’est la transition numérique qui arrive, avec des productions directes de documents numériques, ou bien la numérisation des documents papiers reçus. A ce sujet, il est intéressant de se référer à l’ordonnance N°2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservées sous une autre forme que numérique

Mais un simple SAE (système d’archivage électronique) ne peut suffire, justement parce que la transition est en marche et que le numérique n’est encore qu’une des composantes d’un dossier patient qui peut être « hybride », réunissant parfois des antécédents papiers avec des documents maintenant numériques. Votre système d’archivage doit permettre cette double gestion, présentant en une seule recherche l’ensemble des composants numériques et physiques des dossiers d’un patient.

Si votre système d’archivage actuel, à venir (ou rêvé !) remplit l’ensemble de ces fonctions, vous êtes parés à gérer votre existant « historique » et accueillir l’arrivée grandissante des technologies imposant le numérique. C’est déjà le cas pour les établissements hospitaliers qui ont choisi Spark Archives !

Lionel HUSSON
Directeur SPARK Archives - Klee Group
Me contacter : +33 (0)1 46 29 58 32 / +33 (0)6 84 54 01 44

Publication : août 2017