Métadonnées : le minimum vital ou le strict nécessaire ?

Avoir le meilleur des Systèmes d’Archivage Electronique du monde, une citadelle imprenable, avec la garantie que les documents archivés seront toujours lisibles, authentiques, fiables, et intègres n'aura aucun effet si vous archivez vos documents sans informations minimales.

En effet, le contenu d’un document ne suffit pas toujours pour faire preuve : il est nécessaire d’avoir des métadonnées qui vont qualifier le contenu d’information, pour l’indexer, le retrouver, le communiquer, sans qu’on doute de ce que le document est ou contient

On les évoque souvent comme de précieux sésames, la substantifique moëlle de l'or noir que représentent les data. Mais…

Qu’est-ce que sont les métadonnées ?

Les métadonnées sont des informations structurées qui permettent de décrire des actifs informationnels, qu’ils soient au format physique ou au format électronique. Les métadonnées contextualisent vos documents. Un document, une donnée, une information, sans moyen de la qualifier, n'a que peu de valeur si on veut l'exploiter aujourd’hui et surtout demain.

Alors, plutôt que la substantifique moelle des data, les métadonnées sont aux données ce que l’étiquette est au pot de confiture : grâce à l’étiquette, vous savez que ce que contient le pot n’est ni des épinards en branche, ni périmés, ni saturé de conservateurs, ce qui vous évitera des désagréments lorsque vous souhaiterez garnir vos crêpes sucrées.

A quoi répondent les métadonnées ?

Les métadonnées vont permettre de répondre à des questions essentielles : "Qui a écrit ce ou ces documents ? Pourquoi ? Dans quelles conditions ? Où ? Quand ?" ; des questions qui se trouvent traitées, en archivistique, lors de l’analyse des documents et leur description.

La norme ISAD(G) constitue d’ailleurs la référence pour la description des documents d’archives, référence qui très récemment a été reprise dans l’initiative menée par l’ICA, appelée Records in Contexte (RiC).

Plus concrètement, on distingue 4 grands ensembles de types de métadonnées, qui peuvent être ensuite assemblées en trois grandes catégories correspondant à des moments du cycle de vie du document, schématisés ci-dessous :

Ces quatre grands ensembles sont intellectuels : bien sûr, ils seront spécifiques à chaque type de document, ou même chaque support.

Pour aider les utilisateurs à mieux identifier ce dont ils ont besoin, les normes à privilégier sont :

la norme ISO 23081-1 qui décrit les ensembles « chronologiques » correspondant au moment de production ou de capture des métadonnées,

Le modèle OAIS vous donnera un aperçu conceptuel de l’organisation des différents types de métadonnées dans le paquet d’information à archiver, comme le montre le schéma ci-dessous.

Le revers de la médaille ?

Les frontières sont souvent floues entre ces ensembles de métadonnées. Dans certains cas, les métadonnées descriptives peuvent être utilisées pour des règles de gestion telles que les dates de création des documents, qui peuvent servir de point de départ pour le calcul de durées de conservation.

D’autre part, toute information de contexte du document peut être potentiellement éligible à devenir une métadonnée : le volume peut vite devenir exponentiel et très complexe à gérer. Les métadonnées doivent en effet être maintenues dans les mêmes conditions que le document qu’elles qualifient. Cela engendre alors des coûts importants, en terme de production, de conservation et de destruction, et même de communication et de diffusion, car les enjeux d’interopérabilité sur ce sujet sont très importants.

Devant cette complexité souvent effrayante pour un utilisateur final, les recommandations d’automatiser le plus possible la capture ou la saisie des métadonnées font sens.

Pour un ensemble minimal de métadonnées : quelques propositions

A cette fin, des initiatives ont été lancées pour identifier ce qui pourrait constituer un « ensemble minimal de métadonnées », définissant le plus petit commun dénominateur.

Les Archives nationales d’Australie en ont distingué 9 :

3 métadonnées dites « cœur commun » : l’identifiant, le créateur, la date de création ;4 métadonnées additionnelles : le titre, la marque de protection, la classe de sort final, le format
2 métadonnées dédiées à la communication et à la diffusion du document : les droits et les contrôles d’intégrité.

Les Archives nationales des Etats-Unis d’Amérique ont, quant à elles, privilégiées l’utilisation d’un jeu de métadonnées déjà normalisé, le Dublin Core, pour qualifier les documents fédéraux qui leur sont versés par les Agences.

L’initiative portée par l’Association des Archivistes Français et l’AFNOR, au sein de la Commission de normalisation 11 « records management et archives », propose, sur analyse de différents ensembles de métadonnées de gestion des documents venant du monde entier, un jeu minimal de métadonnées essentielles. Cette initiative fera l’objet d’un livre blanc de l’ISO, à paraître prochainement.

Vers un set minimal pour tous ?

Comme vous avez pu le remarquer, la question des métadonnées est loin d’être triviale.

Dans une démarche d’informatisation de service ou de passage à l’archivage électronique, il est essentiel de prendre le temps de bien définir un ensemble de métadonnées cohérent, unifié et compréhensible par tous les acteurs de la chaine de traitement des documents. C’est une condition nécessaire pour réussir son projet.

Charlotte Maday

Consultante Spark Archives

publication : juillet 2017