SAAE - Un système de gouvernance centralisé des archives mixtes.

Spark Ajantâ Advanced Edition (SAAE)  est la solution adaptée à la gouvernance des archives papier et électroniques. SAAE vous permet de gérer de manière centralisée la politique d’archivage qui a été définie et d’appliquer de manière uniforme le référentiel des règles de conservation et de communicabilité des contenus de votre organisme et de vos filiales.

SAAE est un référentiel de gouvernance centralisé des archives. Il permet de gérer les documents à vocation probatoire dans votre Système d’Archivage Electronique (SAE) interne, grâce notamment aux nombreux connecteurs disponibles pour vos applications.

Que vous souhaitiez mettre en œuvre une approche internalisée totale ou partielle, que vous décidiez de faire appel à un ou plusieurs tiers archiveurs papier et/ou électroniques pour externaliser des archives, Spark Ajantâ assure le pilotage et la gouvernance des magasins de stockage internes et externes. Spark Ajantâ permet de vous donner une vision à 360° sur vos archives quelle que soit la localisation physique des contenus papier et électroniques.

SAAE  vous apporte une totale indépendance au regard des référentiels externalisés avec son module de pilotage des tiers-archiveurs. SAAE permet d’évoluer librement dans votre gouvernance de demain. Vous conservez par là même la maîtrise de votre souveraineté numérique.

Une richesse fonctionnelle inégalable.

L'archivage est un métier bien connu de nos consultants et experts. SAAE a été pensée avec des archivistes pour adresser à la fois les besoins des utilisateurs et des archivistes et records managers. Spark Ajantâ Advanced Edition est notre offre haut de gamme, la plus complète. 

L’offre SAAE couvre 100 % tant des besoins initiaux que des besoins étendus des entreprises et des organismes en matière d'archivage papier et électronique. Cette solution permet de traiter les opérations de versement, de recherche, de demande de consultation, de réintégration, de déplacement d’archives, de traitement du sort final ainsi que l’administration des référentiels qu’ils soient internalisés ou bien externalisés partiellement ou totalement . 

Au-delà des besoins initiaux, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles telles que la facturation des services, le gel, les vignettes images, la conversion et la migration de format, les trackers, l’export SEDA, les prêts inter-entités…). De nombreux connecteurs sont également disponibles pour permettre le versement automatisé de contenus externes (CMIS, SAP, IMAP, …)

Copie fidèle et copie fiable

SAAE propose un module de transformation des documents papiers en copies fiables par numérisation. Pour cela, SAAE permet le pilotage des scanners multifonctions (MFP), des scanners de bureau ou des smatphones. Le connecteur SAAE/MFP permet à SAAE de vous apporter les possibilités maitrisées de transformation numérique de vos archives papiers. Les fonctionnalités d'horodatage et de prise d'empreinte  ainsi que la documentation du processus de numérisation vous permet de passer du papier à la copie fidèle d'une manière totalement autonome en restant  en conformité avec la réglementation. L'archivage des copies fidèles par SAAE permet de créer des copies électroniques  fiables et durables. 

Si vous optez pour la numérisation de vos stocks de papier, SAAE vous accompagne avec son module optionnel de pilotage et d'intégration NF Z42-026. Ce module vous permet de dialoguer en tant que donneur d'ordre (DO) avec votre prestataire de numérisation (OP). Il prépare les flux logistiques à transmettre à votre OP. Il organise et genère les bordereaux de demande de numérisation, Il intègre les flux numérisés pour contrôle et genère les attestations de validation ou de rejet des livrables envoyés à votre opérateur. Il archive les attestations de numérisation fidèle ainsi que les conventions de numérisation. Il conserve toutes ces informations documentées aussi longtemps que les copies fidèles.

RGPD - Fonctions avancées

Les documents archivés peuvent comporter des données à caractère personnel.

Avant le RGPD, la CNIL avait adopté une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel. Ce document publié sur le site de la CNIL précisait les obligations légales incombant à tout responsable de traitement lors d’une opération d’archivage électronique.

Avec l'arrivée du RGPD, votre Système d'Archivage Electronique doit être prêt.  SAAE vous apporte un outil pour vous permettre une totale gouvernance de l'archivage des données à caractère personnel : 

• Identification des archives comportant des données à caractère personnel par classification manuelle ou automatique et indexation plein texte des contenus archivés.
• Maîtrise des durées de conservation par la mise en oeuvre de règles permettant d'établir des durées de reténtion selon le type de document.
• Maitirse des espaces de conservation par sécurisation des magasins de stockage avec ou sans chiffrement  des contenus.
• Processus d'élimination avec production d'attestations signées.
• Traçabilité par journalisation chaînée de tous les actes de gestion autour des documents comportant des données à caractère personnel.
• Production d'éléments de preuve de bonne gestion des document comportant des données à caractères personnel.

Une architecture ouverte et scalable.

SAAE fonctionne avec la base de données PostgreSQL ou Oracle dans un environnement sécurisé Java de type Tomcat/Apache. SAAE utilise le protocole https et ne nécessite aucun déploiement sur les postes clients. SAAE fonctionne avec les principaux navigateurs du marché (Chrome, Firefox, Internet Explorer). Aucun plug-in ou extension n'est à mettre en œuvre.

Disponible en offre on-premise ou hébergée, cette architecture est très évolutive.

SAAE est extrêmement scalable et permet une mise en œuvre dans le cadre d’une architecture à haute disponibilité. SAAE intègre un moteur de recherche et d’indexation Big Data avec recherches à facettes de type "content analytics". Les index de SAAE peuvent être distribués progressivement sur plusieurs nœuds de stockage assurant ainsi une scalabilité sans limite. Les mécanismes de « sharding » et de « replica » permettent d’assurer une montée en charge sans limite et une haute disponibilité permanente.

Le respect des standards

SAAE respecte les standards OAIS, NF Z42-013, MOREQ, Dublin Core. SAAE produit quotidiennement à travers son "audit trail" le journal des évènements et couvre intégralement tous les besoins de journalisation d'un Système d’Archivage Electronique NF Z42-013. Le journal du cycle de vie des archives comporte les empreintes horodatées des documents et de leurs métadonnées électroniques versés. Le chaînage et le scellement des journaux permettent d'assurer l'intégrité du SAE. SAAE est la solution idéale pour permettre de mettre en œuvre une démarche de certification Marque NF461 pour un SAE à usage interne et non commercial. Pour une approche marque NF461, SAAE peut être livré avec une nomenclature documentaire dédiée (PA, DDTS, Guides, Documents de certifications, …)

SAAE - un Système d'archivage OWASP sécurisé

SAAE propose un composant coffre-fort électronique mis en œuvre au travers des magasins électroniques de stockage Spark Archives ou externes (ex: HCP). Afin de ne faire courir aucun risque aux contenus archivés ni à leurs métadonnées, la solution SAAE est régulièrement évaluée par un Prestataire d'Audit de la Sécurité des Systèmes d'Informations (PASSI) qualifié. Ce PASSI mène des campagnes de tests d'intrusion afin de vérifier la robustesse de SAAE. Développée avec une approche "security by design", SAAE est vérifié comme résistant aux 10 risques de sécurité applicatifs Web les plus critiques (OWASP top 10). La mise en œuvre de SAAE s'intègre donc facilement dans une démarche ISO 27001.

Contactez-nous

Vous souhaitez une présentation de SAAE ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous viendrons à votre rencontre pour vous présenter cette offre clé en main.

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Email : sparkarchives@kleegroup.com