Rendre visite à ses utilisateurs. En quoi est-ce indispensable pour SPARK ARCHIVES ?

Renforcer le lien de confiance

La nécessité de gérer les archives n’est pas l’apanage d’un seul secteur d’activité. Spark Archives est déployé chez de multiples clients qui œuvrent aussi bien dans le domaine public que privé. Les métiers de nos clients diffèrent les uns des autres ainsi que les processus de gestion et de gouvernance des archives.

Bien que nos services clients soient organisés  pour apporter le maximum de conseil et d’efficacité à nos clients, il s’avère parfois  difficile de garder en mémoire tous les processus ainsi que les pratiques de chacun d’eux. L’échange et la rencontre permettent de faciliter et fluidifier cela.

Lors de la mise en place d’un nouveau projet Spark Archives, nos consultants et experts fonctionnels, en collaboration avec ceux de nos partenaires, étudient les différents processus métiers du client. Au travers d’ateliers fonctionnels et techniques, ils définissent les besoins et le paramétrage qui correspond aux besoins exprimés, tout en respectant et en privilégiant au maximum l’approche standard du progiciel.

Une fois la solution convenablement paramétrée, testée et mise en production, les équipes qui assurent le support doivent être opérationnelles à tous niveaux.

A ce titre, des transferts de compétences sont organisés entre les différents acteurs du projet et la cellule maintenance afin de donner les clés aux équipes de la maintenance en termes de besoins métiers. Cette phase de transfert de compétences est cruciale. 

En complément, les processus archivistiques mis en place initialement évoluent du fait de nouveaux textes réglementaires ou de nouveaux choix organisationnels. Aussi, il s’avère, de notre point de vue, indispensable que les acteurs de notre cellule maintenance et support se rendent régulièrement sur les sites de nos clients afin de discuter avec les métiers de l'application et de son utilisation au quotidien. Cette volonté s’inscrit chez Spark Archives dans une démarche qualité d’amélioration continue qui s’appuie sur l’écoute attentive des clients, leurs retours voire l’anticipation des actions à mener pour améliorer d’une manière permanente la satisfaction  des clients existants et à venir.

Une formation pour nos nouveaux arrivants

Si nos consultants et nos experts ont pleinement connaissance du métier des archives ce n’est pas forcément le cas de nos équipes techniques. A ce titre, des cycles de formations internes aux processus de gestion des archives papiers et électroniques sont mis en place afin que les équipes comprennent bien les enjeux et problématiques métiers des clients de Spark Archives. Cette approche théorique se complète par une approche pratique et  une visite de site d’un client pour appréhender la réalité des problématiques quotidiennes liées à l'archivage physique et électronique. Ainsi, nos nouvelles recrues montent en compétence sur l’aspect « métier des archives » avant de commencer à entrevoir des solutions techniques.  Les visites régulières des centres d'archives, des équipes métiers où nos utilisateurs et clients expliquent le déroulement type d'une journée de travail constitue un apport riche pour chaque collaborateur. C'est aussi l'occasion pour nos équipes de prendre conscience de la volumétrie physique ou électronique traitée et de la nécessité pour une entreprise de disposer d'un outil d’archivage tel que Spark Archives.

Pour Spark Archives

Pour nous, il est essentiel d'être dans une relation d’échanges et de confiance, et rendre visite régulièrement à nos clients sur leurs sites de travail.  C'est pourquoi nous avons mis en place depuis 2016 une campagne de visites régulière de nos clients.

Ce rapprochement nous permet d’avoir une meilleure compréhension de l’usage associé à l’application au quotidien et des problématiques rencontrées. C’est également l’occasion de pouvoir recueillir les besoins et fonctionnalités attendus dans les prochaines versions de notre produit Spark Archives. Les retours de nos clients constituent un apport essentiel dans le développement de notre stratégie et de notre roadmap.

Cécile BABIN

Responsable de la cellule maintenance Spark Archives

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