Comment être fiable et fidèle - NF Z42-026 - Numérisation et destruction ?

Spark Archives et la norme NF Z42-026

Une norme pour combler un vide ?

La toute nouvelle norme NF Z42-026 est le fruit du travail de la Commission de Normalisation 171 de l’Afnor. Elle a pour objectif de définir les règles de l’art en matière de numérisation des documents sur support papier en définissant et spécifiant les prestations de numérisation des documents sur support papier et les contrôles à mettre en œuvre pour parvenir à réaliser des « copies fidèles ». Il peut sembler étonnant de ne voir arriver cette norme qu’en 2017 (parution prévue mi-mai 2017). Plusieurs normes existent à l’ISO autour de la numérisation mais elles ne couvrent pas totalement le périmètre de la norme française. Certaines traitent des méthodes de contrôle qualité pour la numérisation. Pour exemple, la norme « ISO 29861 :2009 » est dédiée aux contrôles qualité pour la numérisation des documents de bureau en couleurs alors que la norme ISO « 12653-1:2000 » traite de la qualité pour le scanning en noir et blanc des documents de bureau.

La norme NF Z42-026 va bien plus loin puisqu’elle ne se limite pas à traiter le sujet sur l’aspect uniquement technique. Elle aborde le processus complet de transformation numérique du document papier en partant de la collecte des documents à numériser, en passant par la préparation des lots, puis en traitant de la numérisation et de son contrôle qualité. Mais elle aborde également les traitements post numérisation comme l’amélioration des images numérisées, l’indexation avec ou sans LAD. Enfin, elle termine par la constitution des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation et la potentielle destruction définitive du papier.

A qui est destinée la norme ?

L’identification des acteurs est primordiale puisqu’elle permet de définir les responsabilités et les rôles de chacun des acteurs dans le processus. La convention de numérisation (CdN), document centrale de la norme NF Z42-026, permet de décrire et de détailler le ou les processus qui seront mis en œuvre pour générer des copies fidèles selon le ou les cas d’usages identifiés.

La norme distingue deux catégories d’acteurs : le donneur d’ordres (DO) et l’opérateur (OP). La norme NF Z42-026 est destinée principalement aux prestataires de numérisation et aux services internes des entreprises ou organismes tel qu’un service courrier. Mais elle s’adresse également aux personnes qui souhaitent numériser des documents en utilisant des scanners ou copieurs MFP sans externaliser cette tâche. Dans ce dernier cas, le « DO » et l’«OP » sont la même personne.

Pour quel type de documents ?

L’objectif initial est de permettre la numérisation des documents échangés entre les acteurs économiques. Il s’agit des documents sur support papier courants comme les contrats, les documents administratifs ou commerciaux et certains types de documents particuliers comme les chèques. Comme cette norme a aussi pour objectif de permettre la suppression du papier après numérisation, le périmètre des documents patrimoniaux a été volontairement exclu afin d’éviter toute confusion ainsi que les types de documents « non papier ».

Les cas d’usages de la NF Z42-026

La norme propose de traiter quatre cas d’usages qu’il est important de bien comprendre car les responsabilités et les exigences des acteurs définies dans la norme via la Convention de Numérisation dépendent en grande partie du cas d’usage implémenté. La norme distingue :

La numérisation d’un stock en mode centralisé ou décentralisé.
La numérisation d’un flux en mode centralisé ou décentralisé.

Le mode centralisé est associé à l’atelier de numérisation dédié alors que le mode décentralisé est associé à un mode de numérisation autour du poste de travail sans organisation dédiée au processus de numérisation. Pour exemple, la numérisation d’un stock d’archives papier par un prestataire de numérisation est assimilé à la numérisation d’un stock en mode centralisé. La numérisation des courriers papier qui entrent dans une entreprise via un service courrier centralisé correspond au cas de numérisation d’un flux centralisé. La numérisation de documents papier par un service d’archivage suite à des demandes de communication correspond à une numérisation de stock mais en mode décentralisé. Enfin, la numérisation d’une facture sur un MFP par un comptable est assimilée à une numérisation d’un flux décentralisé.

Positionnement et ambitions de la norme NF Z42-026

La numérisation de documents papiers sans archivage est assez fréquente pour des applications de GED ou dans la vie courante (distribution de courrier, …). Mais lorsque la réglementation propose de numériser des documents papiers puis de les détruire, le besoin d’intégration d’une chaîne de capture intégrant la numérisation et l’archivage à vocation probatoire devient un enjeu.

La norme NFZ42-013:2009 bien connue en France et plébiscitée par de nombreux acteurs comme norme de référence pour la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), intègre depuis son origine le périmètre de la numérisation. Plusieurs sociétés et organismes intègrent le processus de numérisation en amont de l’archivage en se reposant sur la NF Z42-013. La marque NF 461, processus de certification d’un SAE à vocation probatoire, propose déjà de certifier le processus de numérisation et/ou d’archivage.

Cependant, les prestataires de la numérisation ont souhaité créer un nouveau texte exclusivement dédié au processus de numérisation. L’objectif avoué consiste à retirer de la prochaine révision de la norme NF Z42-013 la partie qui traite de la numérisation. Cette révision de la NF Z42-013, en cours de rédaction, ferait alors référence à la norme NF Z42-026 pour les SAE qui souhaitent intégrer le périmètre de la numérisation.

La seconde ambition qui se cache derrière la nouvelle norme NF Z42-026 consiste à créer une nouvelle marque « NF service » autour de la nouvelle norme NF Z42-026 . Le texte de la norme a été volontairement rédigé dans ce sens, en identifiant clairement des exigences et des recommandations afin de faciliter la rédaction ultérieure d’un référentiel de règles de certification. Ainsi, la nouvelle certification pourrait permettre aux prestataires qui le souhaitent d’obtenir un marquage de plus spécifique et dédié à la numérisation. Cependant, la certification des SAE, nommée marque NF 461 et commercialisée depuis novembre 2012 par Afnor Certification, intègre déjà le périmètre « numérisation » mais ne permet pas une certification uniquement sur ce périmètre. Viendra alors le temps où le référentiel actuel de la marque NF 461 devra être révisé à son tour pour prendre en compte la nouvelle révision de la norme NF Z42-013 ainsi que la nouvelle certification basée sur la norme NF Z42-026. Un projet complexe puisque la norme NF Z42-013 est également liée à la norme ISO 14641-1 et que la marque NF461 repose sur la norme NF et ISO.

Périmètre et contenu de la norme NF Z42-026

La norme est un texte qu’il est possible d’acquérir sur le site de l'AFNOR moyennant finance. Il n’est donc pas possible de la livrer en détail dans un article car ce serait une violation du droit associé. En voici les grandes lignes :

Contractualisation d’une Convention de numérisation NF Z42-026
Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation
Documentation du dispositif de qualification retenu dans la CdN
Collecte des documents à numériser
Contrôle à réception et préparation des lots
Numérisation
Opération de production de métadonnées
Contrôles et composition des livrables numériques
Traitements des anomalies
Livraison des livrables numériques par l’OP
Contrôles des livrables par le DO

Bien entendu, d’autres points plus détaillés figurent dans la norme qui compte un peu plus de 25 pages.

Spark Archives et la norme NF Z42-026

Spark Archives est une solution d’archivage mixte (papier et électronique) qui respecte les règles de l’art du métier des archives. Elle respecte les recommandations techniques de plusieurs normes dont la NF Z42-013 :2009. Pour permettre aux utilisateurs de Spark Archives d’intégrer des prestations de numérisation NF Z42-026, Spark Archives s’est doté d’un nouveau connecteur permettant de recevoir des flux NF Z42-026 conformément aux spécifications des chapitres de la norme qui traitent des livrables numériques. En particulier, le connecteur Spark Archives est en mesure de collecter les livrables numériques y compris les bordereaux de livraison produit par l’OP. Spark Archives vérifie la cohérence et la fidélité des documents numériques transmis au regard des données figurant dans les bordereaux de livraison. Il archive les bordereaux de livraison fournis par l’OP et produit les attestations exigées à réception des livrables. Il gère les éliminations lorsque c’est nécessaire des documents papiers numérisés s’il s’agissait de documents papiers référencés dans Spark Archives. D’autres fonctionnalités sont également proposées par ce nouveau connecteur pour la mise à disposition des archives papiers à numériser si celles-ci sont initialement gérées dans la solution. Le connecteur « Spark Archives – NF Z42-026 » nécessite un paramétrage afin d’adapter le connecteur au format spécifique ou aux API de chaque opérateur de numérisation.

Conclusion

La norme NF Z42-026 sera vendue sur le site de la boutique AFNOR à partir du 19 mai 2017. Cette norme est payante puisqu’il ne s’agit pas d’un texte d’application obligatoire mais bien d’une nouvelle norme proposant de définir les règles de l’art conseillées par les professionnels de la numérisation pour transformer les documents papiers en documents électroniques "fidèles".

Les textes réglementaires récents qui traitent du sujet de la copie fiable n’imposent nullement d’avoir recours à la norme NF Z42-026, et ce qu’il s’agisse :

du nouvel arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales,
du décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la copie fiable au sens de l’article 1379 du Code Civil,
de l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.

Même si le texte normatif NF Z42-026 est bien une norme au sens propre du terme, ce texte doit être pour le moment considéré comme un bon recueil de bonnes pratiques pour la numérisation des documents en vue de leur éventuelle suppression sous leur forme papier.

Christian DUBOURG
Directeur Marketing Produit Spark Archives