Numérisation des factures papier - Nouveau cadre légal - mars 2017

Nouveau cadre légal pour la numérisation des factures papier.

Le 22 mars 2017, la France se dote d'un nouvel arrêté fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales. L'objet de cet arrêté est de prévoir les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées.

Le texte applicable dès le 22 mars 2017 permet enfin de passer au tout numérique puisque les contribuables peuvent ne plus conserver les factures au format papier sous conditions. Il debient possible de numériser les factures papiers sous réserve de conserver la version numérique résultante pendant la durée de conservaion fiscale de six ans. Le texte s'applique que ce soit pour les factures reçues ou émises au format papier.

L'article 102 B-2 précise que :

L'image numérisée obtenue doit être conforme à l'original papier sur la forme et le fond,
les factures qui comportent de la couleur doivent être numérisées en couleur,
le traitement numérique des images est interdit, pas de nettoyage ou autre traitement de tentative d'amélioration d'image, (noise removal, deskew, ...),
la perte d'information du fait de la compression est interdite. Attention au jpeg non maitrisé,
l'archivage des documents numérisés peut être réalisé dans un système d'archivage interne ou chez un tiers archiveur,
le processus de numérisation et de conservation doit être documenté et doit faire l'objet d'audits internes,
le format PDF s'impose comme unique format de conservation numérique des factures scannées,
le scellement des fichiers numérisés doit être assuré a minima via un scellement RGS *,
chaque opération doit être horodatée par un moyen d'horodatage interne. Pas d'obligation de faire appel à un horodatage externe de type horodatage qualifié eIDAS. Une journalisation NF Z42-013 semble parfaitement répondre à cette exigence.

Mon avis :

Ce texte apporte de nombreuses réponses au regard des différentes questions qui se posent en ce moment sur le processus à mettre en oeuvre pour numériser les factures papier. Il est équilibré et n'impose pas de faire appel à des moyens externes pouvant devenir rapidement coûteux. Les exigences et recommandations de la nouvelle norme AFNOR NF Z42-026 (publication en avril 2017) liées aux prestations de numérisation fidèle n'ont été que très partiellement suivies.

Le texte fiscal est plus exigeant sur certains points. Il interdit le traitement sur l'image et impose la numérisation couleur. Il semble en effet important, pour les factures, de pouvoir exiger la numérisation couleur car de nombreux usages comptables consistent à utiliser des stylos surligneurs pour surligner des montants. Une numérisation noir et blanc en 1 bit par pixel aurait comme effet de rendre illisible le texte surligné. De même, la supression des pages versos qui comportent souvent les conditions associées à la facture semble être proscrite puisqu'il s'agit d'un traitement de l'image au même titre que la mise en oeuvre de suppression de points isolés ou autre traitement d'amélioration de l'image.

La direction générale des finances publiques souhaite clairement faciliter la dématérialisation pour les entreprises sans ajouter des contraintes trop lourdes ni des coûts supplémentaires, d'autant plus que ce texte n'est pas le seul à agir dans la réglementation fiscale autour de la facture. Il ne faut pas oublier que la piste d'audit fiable reste une exigence même si la facture est numérique scéllée RGS*.

Enfin, un point très important est lié à la conservation. Le texte précise qu"il est possible de conserver les documents sans faire appel obligatoirement à un tiers archiveur. Autrement dit, les entreprises qui souhaitent conserver leurs documents numériques dans leur système d'archivage NF Z42-013 sont libres de le faire. Une bonne nouvelle pour les entreprises qui souhaitent internaliser leur système d'archivage électronique. L'horodatage interne des opérations est également prévu.

Christian Dubourg
Directeur marketing produit Spark Archives