Le 10 juillet 2018, la Chambre des députés du Luxembourg adoptait un projet de loi sur l’archivage, qui entrera en vigueur en septembre 2018. Cette évolution du droit luxembourgeois dénote une prise de conscience des enjeux importants autour de la mémoire collective et individuelle, du droit des citoyens et de la société à un accès aux documents émanant de l’action publique pour une meilleure transparence administrative, comme le précise le résumé du dossier[1] du projet de loi.

Notre voisin grand-ducal était en effet particulièrement sous-doté dans ce domaine, avec pour ce qui concerne la gestion des archives, un arrêté datant de 1878! Avant ce projet, il n’existait pas de définition harmonisée des archives, et de fait, aucune précision n’était donnée pour identifier les archives publiques. C’est désormais chose faite !

Ce projet de loi remédie également à la question du cadre et des règles de gestion des documents produits par des institutions ou des personnes de statut public, ainsi que l’organisation de réseaux de collecte par et pour les archives nationales, qui doit rendre compte à un Conseil des archives, également créé par cette loi.

Eléments de comparaison, contenu et similarités

Lors de l’étude du texte coordonné dans sa version du 6 juillet 2018, quelques points ont attiré notre très française attention :

• La définition luxembourgeoise des archives reprend la définition française des archives, embarquant même le fameux « y compris les données » ajouté par loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de la création, à l'architecture et au Patrimoine
• La séparation de l’Eglise et de l’Etat au Luxembourg n’étant pas de même nature qu’en France, les documents issus des Cultes sont des archives publiques[2].
• La notion de dossier est introduite dans la loi, ainsi que celle de tableau de tri, qui doit être un document « accessible au public » (sauf tableaux relatifs aux documents touchant à la sécurité et sureté nationale et supranationale). Est-ce que l’open data des activités touchant à la gestion des documents publics vient d’être mis en route ? On suivra avec attention la suite des évènements…

Les articles suivants dessinent une structuration du réseau déjà connue dans les pays où les Archives nationales assument également la fonction d’administration des archives : 

• Les producteurs d’archives publiques sont tenus de verser leurs archives définitives aux archives nationales : la formulation de l’article de loi est d’ailleurs très intéressante : les producteurs doivent « proposer leurs archives définitives » aux Archives nationales, cette dernière se réservant le droit de classer, éliminer ou conserver les documents proposés.

• Les communes luxembourgeoises sont tenues de conserver par-devers elles leurs archives, mais elles peuvent conclure des contrats de coopération avec l’Etat (Ministère de la Culture et de l’intérieur) pour recourir aux conseils et à l’expertise des archivistes nationaux. Cela ne diffère pas totalement de la situation française ou les communes et autres regroupements communaux sont autonomes dans la gestion de leurs archives dès lors qu’un seuil de taille critique est dépassé.

• La loi luxembourgeoise précise également que les institutions publiques souhaitant gérer leurs archives de manière autonome sont tenues, selon la loi d’avoir :
  
  • un service d’archives constitué avec un personnel qualifié et au moins un chef de service diplômé en archivistique ;
  • des infrastructures et des mesures de sécurité ;
  • un plan d’urgence ;
  • Par ailleurs, ils ne peuvent recourir aux services de tiers archiveurs ;
  • et ne peuvent bénéficier de l’autonomie que sous la condition de publier en ligne et référencer ses instruments de recherche sur le moteur de recherche des archives nationales, ce qui dénote encore une fois un effort de transparence et de fédéralisation de l’accès aux archives.

• les archives nationales ont une mission de conseil et d’accompagnement reconnue et renforcée par cette loi. Par ailleurs le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives est assuré par la direction des archives nationales y compris sur les archives communales :
  
  • La destruction des archives est encadrée par les tableaux de tri et un dispositif de règlementation grand-ducal : les modalités des instructions de tri procèdent donc directement de l’autorité du chef d’Etat
  • La destruction est soumise, pour certains producteurs, à l’accord explicite de la direction des archives nationales 
  • La sous-traitance de la conservation des archives est autorisée, sous réserve d’en informer les archives nationales
  • Les tentatives de destruction, vol, détournement, vente d’archives publiques sont punies d’amendes de 500 à 45.000 euros, sans toutefois les associer à des peines d’emprisonnement.

• La communication et la reproduction des archives font également l’objet de toutes les attentions.
  
  • La libre communicabilité n’est pas exprimée par défaut, et l’article 16 précise² des délais de communicabilité, en conformité notamment avec les délais concernant la protection des données à caractère personnel. On notera une mention spéciale au délai de communicabilité de 100 ans pour les dossiers d’archives publiques couverts par le secret fiscal !
  • La consultation des archives par procédure de dérogation est explicitée et encadrée dans le nouveau texte.

A ce titre on notera :

• Une mesure protectrice intéressante : pour les fonds concernant des personnes nommément identifiées, ces personnes sont averties de la demande et de la décision prise de communiquer.
• Toutes les demandes de communications sous dérogation sont publiées sur le site des archives nationales
• La reproduction des archives est encadrée, mais uniquement pour les organisations qui gèrent elles-mêmes leurs propres archives et pour les instituts culturels gérant les fonds d’archives privées. Pour ces derniers cas, les reproductions sont soumises à autorisation du détenteur des archives.

Les archives privées

Les archives privées font l’objet d’un chapitre entier, ce qui permet de mieux encadrer leur entrée dans les collections des institutions culturelles de l’Etat mais également de garantir leur protection au moment du classement et de leur communication, en instaurant l’appellation de classification « archives privées historiques ». Ces archives ne peuvent sortir du territoire que sur accord des institutions de conservation.

Le droit des personnes

Enfin, concernant le droit des personnes, outre l’adaptation du texte aux mesures procédant du règlement européen sur la protection des données à caractère personnel ; le chapitre X et plus particulièrement l’article 19 indiquent que si des documents impliquent des personnes et que ces personnes sont en mesure d’apporter la preuve du caractère litigieux ou inexact des contenus, alors une déclaration contradictoire peut être ajoutée dans le dossier comprenant ces documents (sauf bien entendu s’il s’agit de documents de jugement rendu par les juridictions).

Dernière étape du processus

Rendez-vous en septembre 2018 pour découvrir le texte publié au Journal officiel, et d’ici là vous pouvez consulter les documents relatifs à la procédure d’élaboration du texte et son vote sur le site de la chambre des députés[3].

Charlotte Maday, Consultante Spark Archives