Les meilleures pratiques archivistiques
Le métier des archives se transforme avec la gestion des archives électroniques
Les circuits de communication et modes de versement des archives doivent évoluer avec la transformation digitale. Nous proposons des fonctionnalités adaptées à ces nouvelles pratiques.
Néanmoins, les besoins métiers et le respect du cadre légal continuent à faire perdurer un besoin fort des meilleurs pratiques archivistiques.
Spark Archives met à disposition une plateforme d’archivage riche fonctionnellement en couvrant nativement l’ensemble des processus archivistiques (Versement, Consultation, Conservation, Gel, Sort Final) ainsi qu’un pilotage logistique des centres d’archives.
Des fonctionnalités et des modules propres aux archives papier et électroniques
Vous souhaitez optimiser les usages métiers, les sources hétérogènes de données, le respect du cycle de vie de l'archive ?
- Garantissez une gouvernance sans failles des référentiels : plan de classement, règles de conservation et de communicabilité, entités organisationnelles et relations associées, profils et droits utilisateurs, confidentialité des données
- Maîtrisez à la fois les aspects logistiques associés aux archives papier et les flux et traitements pour les archives numériques et électroniques
- Offrez la paramétrabilité et l'évolutivité : une gestion simplifiée des métadonnées, des formulaires, des éditions
- Garder la maitrise sur vos archives, y compris externalisées, grâce aux fonctions de statistiques et de reporting
Découvrez des modules complémentaires adaptés à certains usages : facturation, tracker, EDI Tiers archiveur, vignettage, conversion, migration de formats, visionneuse, traitement de fonds, traitement en masse, enrichissement sémantique,…
Le respect des normes
Les attentes de conformité dans le cadre de vos activités nécessitent des assurances en termes de qualité, de sécurité et de conformité !
Spark Archives vous permet de répondre à ces exigences en respectant les principes et normes en vigueur : Norme ISO 15489, Modèle conceptuel OAIS, Norme NF Z42-013, Norme ICA REQ, NF 44 022 (SEDA), ISO 14 641.
Spark Archives contribue à vos projets de certification SAE en apportant des réponses pour la mise en œuvre des règles marque NF 461 et vous accompagne .
Les experts Spark Archives font partie des principales associations dans le domaine de l'archivage (ICA, AAF, eFutura, AFNOR). Ils peuvent vous accompagner et vous conseiller pour la mise en œuvre de vos projets.
Fort d'une expérience de certification NF 461, les consultanst experts de Spark Archivessont en mesure d'accompagner les projets dans une démarche de certification en fournissant la nomenclature documentaire exigée pour la marque NF 461 (DDTS, contribution à la PA, guides auditeur, administrateur, utilisateurs, exploitant).
La sécurité au coeur de nos préoccupations
Spark Archives est éditeur de logiciel et intègre dans sa démarche éditeur un processus de sécurisation et d’amélioration permanente de son progiciel de gestion des archives physiques et électroniques. La démarche d’intégration de la sécurité est basée sur un système de management de la sécurité autour du niveau 2 de l’ASVS de l’OWASP base des normes de la famille ISO 27034-X. Les cibles de sécurités sont définies sur la base de l’ASVS, mises en œuvre, vérifiées et améliorées dans une démarche PDCA.
Pour renforcer la sécurité SAE au sens de la norme NF Z42-013, Spark Archives intègre les principes structurants de la journalisation NF Z42-013. La solution génère quotidiennement le journal du cycle de vie des archives et le journal des évènements du SAE. Le journal du cycle de vie des archives comporte l’ensemble horodaté des empreintes scellées des documents versés ainsi que l’ensemble des informations liées au cycle de vie des objets archivés (conversions, transferts, restitution, modifications des DUA, éliminations, transfert aux Archives nationales).
Ces journaux sont scellés, chainés et archivés et comportent l’ensemble des évènements NF Z 42-013 permettant de construire une démarche de certification marque NF461.
Spark Archives, une solution éditée par KLEE GROUP
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Spark Archives
La Boursidière
92357 Le Plessis-Robinson Cedex
+33 (0)1 46 29 25 25
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