Copie fidèle + copie durable = copie FIABLE 

Depuis  le début de l'année 2016, la chasse au papier a véritablement commencé en France avec l’arrivée des nouveaux articles réglementaires qui encadrent les processus de dématérialisation du document papier :

• Le nouvel arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales,
• le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la copie fiable au sens de l’article 1379 du Code Civil,
• l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.

Avec cette nouvelle réglementation, la voie du « 0 papier » semble bien ouverte. Fort de ce constat, les prestataires de services de numérisation et les éditeurs de solutions d’archivage électronique se sont emparés du sujet. Pour ce faire, ils ont travaillé ensemble à définir une nouvelle norme AFNOR (NF Z42-026) afin de mettre noir sur blanc les règles de l’art pour produire une copie fidèle numérique d’un document original papier.

Fidélité et fiabilité : quelle différence

Comme son titre l’indique, Le décret N° 2016-1673 est relatif à « la fiabilité des copies » et non à  « la fidélité des copies ». Comme l’indique l’article 1 du décret : « Est présumée : fiable, au sens du deuxième alinéa de l'article 1379 du code civil, la copie résultant »  des conditions fixées aux articles qui suivent (2 à 9).

Le décret précise : «  Le présent décret vient préciser les modalités du procédé permettant de présumer la fiabilité de la copie réalisée, c'est-à-dire sa fidélité à l'original et son incorruptibilité. »

Fidélité et numérisation via la norme NF Z42-026

Comme son titre l’indique la norme AFNOR NF Z42-026 qui est postérieure au décret N° 2016-1673 est relative à la production de copie fidèle : « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations »

Comme le dit Laurent Prével : la copie doit être FI-ABLE

Laurent Prével, consultant spécialiste depuis de nombreuses années du domaine de l’archivage et de la dématérialisation et co-auteur de la norme NF Z42-013:2009, a trouvé le juste sens à donner à la fiabilité d’un document numérisé.

Le processus FI-ABLE est composé d’une première partie qui consiste à créer un processus de production d’une copie FIdéle. Mais à quoi pourrait servir la fidélité seule ? C’est en ajoutant un processus de conservation de la copie fidèle qu’il est possible de créer une copie durABLE. Ainsi la fiabilité repose sur une copie fidèle et durable c’est-à-dire intègre et conserver dans un Système d’Archivage électronique capable d'assumer la pérennité et la sécurité de la copie numérique conformément aux exigences de la norme NF Z42-013.

Christian DUBOURG
Directeur Marketing Produit Spark Archives

Formations

• Formation Numérisation fidèle NF Z42-026 et certification NF 544 - eFutura

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• Comment être fiable et fidèle - NF Z42-026 - Numérisation et destruction ?
• Numérisation des factures papier - Nouveau cadre légal - mars 2017.

Voir aussi : 

• Livre blanc - Numérisez pour supprimer les documents papiers
• Les normes d’application obligatoire sur Legifrance
• La norme est-elle obligatoire ?  site d'AFNOR Normalisation? 
• France Normalisation - Les normes d’application obligatoire
• Laurent Prével - "Copie X" : qualificatif en un mot (six lettres) - Archivistes N° 121 - Avril-Juin 2017

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