Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents physiques

L'AFNOR a publié une norme (NF Z40-350) autour des prestations d'archivage dans le domaine de l'archivage physique (ne pas confondre avec la norme NF Z42-013 qui traite des spécifications d'un système d'archivage électronique). la norme NF Z40-350 a été initialement élaborée puis portée à la normalisation par l'association des Professionnels de l'Archivage et de la Gestion Externalisée de documents (PAGE) en 2001. Une révision a donné lieu en 2009 à une norme homologuée par "AFNOR normalisation". Un peu plus tard, une certification des prestataires de l'Archivage "papier" a été créée par "AFNOR Certification" afin de permettre la certification d'entreprises et d'organismes qui respectaient les règles définies via le référentiel marque service NF 342. Une quinzaine d'entreprises dûment listées ont été certifiées NF 342.

Structure de normalisation nationale avec ou sans miroir

Une norme NF est portée par une structure de normalisation AFNOR. La norme sur l'archivage papier est portée par la structure franco-française AFNOR/Z40G et n'a pas d'ambition internationale. Contrairement à de nombreuses autres structures normatives, cette structure a été créée pour le marché Français et n'a pas de structure miroir internationale. Pour autre exemple, l'archivage électronique est traitée en France par la commission nationale de normalisation CN 171 qui est une structure française miroir du TC 171 à l'ISO.

Cycle de vie d'une norme AFNOR

Les normes françaises sont publiées après avoir été présentées au public via une enquête publique. La norme est alors publiée pour 5 ans. Tous les 5 ans, la norme entre dans une phase potentielle de révision. L'objectif d'une révision est de permettre une modification régulière d'un texte afin de le mettre au goût du jour.

Mais il est possible de prolonger une norme sans la réviser pour un nouveau cycle de 5 ans si la structure de normalisation estime qu'il n'est pas nécessaire de modifier le texte. Dans certains cas, les normes ne sont pas révisées et sont tout simplement annulées.

Principe de rédaction d'une norme - Le consensus

Les structures de normalisation sont ouvertes à toutes les parties prenantes dès lors qu'elles adhèrent à la structure. L'objectif de la structure est de rassembler le maximum d'acteurs concernés par un sujet. Lorsque le tour de table est assez représentatif, les parties prenantes peuvent travailler à l'élaboration d'un texte qui représentera les règles de l'art et les enjeux portés par tous les acteurs du tour de table. C'est ce qui s'appelle le "consensus normatif".

Pourquoi le consensus normatif

Le texte normatif, fruit du travail commun de toutes les parties prenantes, ne doit pas avoir pour objet de définir un texte orienté pour servir les bénéfices d'une partie des acteurs présents dans le tour de table.

Le consensus normatif permet d'éviter ce risque. C'est en cela que le consensus normatif est un puissant levier pour le développement économique. Il permet de mettre sur le marché des normes équilibrées et utiles pour tous les acteurs, des fournisseurs aux utilisateurs, en passant par les organismes associatifs pouvant représenter des parties prenantes absentes du tour de table.

Chaque partie prenante doit pouvoir exprimer des enjeux et des contraintes propres aux personnes ou métiers qu'il représente au regard des sujets traités.

Pour qu'une norme puisse être publiée et "vivre", il appartient à chacun d'écouter et de respecter les enjeux portés par tous les acteurs du tour de table. Le consensus n'est pas synonyme de "majorité"  et encore moins  la démonstration d'un "tour de force".

Pour éviter les risques liés à une représentativité non consensuelle d'un tour de table, chaque texte normatif doit faire l'objet d'une enquête publique. Il est alors possible à tous les acteurs concernés même absents du tour de table de faire part de leurs remarques sur un texte avant sa publication.

Pour qu'un texte puisse être proposé à l'enquête publique, il faut un consensus du tour de table. Un texte qui n'a pas obtenu un consensus n'est pas en mesure d'être publiée pour enquête publique.

De même si l'enquête publique démontre que le texte proposé ne représente pas le consensus, il ne pourra être publié sans risquer un recours.

Réussite d'un consensus normatif

Le consensus normatif réussit lorsqu'il est le fruit d'un travail qui débouche sur des conclusions convergentes. De ce fait, le consensus normatif est parfois complexe et long à trouver. Bien souvent, la précipitation n'est pas fruit de consensus. Mais même s'il est parfois long à trouver, il est le garant de la représentativité et de l'impartialité d'un marché. C'est pourquoi les normes sont utiles lorsque le tour de table a été respectée et sont mauvaises lorsqu'elles sont le fruit d'un lobby non consensuel.

Pour arriver à ce consensus normatif, l'AFNOR guide et conseille les parties prenantes. L'AFNOR précise les règles et rappelle régulièrement à tous les acteurs ce qu'est la notion de consensus, seul garantie qu'une norme puisse être publiée dans l’intérêt de tous et celui du marché adressé. Les acteurs du tour de table sont donc condamnés à réussir ensemble ou à échouer tous ensemble.

Cas de la révision de la norme NF Z40-350

Fort des explications mentionnées ci-dessus, il est possible de comprendre les conclusions du Conseil d'État N° 410996 du 24 janvier 2018, qui a traité le cas d'un manque de consensus entre les acteurs du tour de table et la responsabilité de l'AFNOR au regard de son rôle. La conclusion est simple : lorsque le consensus n'est pas trouvé, une norme ou une révision ne peut être publiée.

En effet, dans l'affaire liée à la révision de la norme NF Z40-350, les parties prenantes du tour de table n'avaient pas trouvé le consensus.

Le conseil d'Etat précise dans ses consclusions : "La normalisation est une activité d'intérêt général qui a pour objet de fournir des documents de référence élaborés de manière consensuelle par toutes les parties intéressées, portant sur des règles, des caractéristiques, des recommandations ou des exemples de bonnes pratiques, relatives à des produits, à des services, à des méthodes, à des processus ou à des organisations".

Comme le précise le texte, l'enquête publique autour du projet de révision n'avait pas apporté le consensus malgrè les efforts de conciliation de l'AFNOR rendant ce projet de révision non publiable : " il ressort des pièces du dossier que les représentants de la Chambre syndicale du déménagement, qui avaient répondu à la consultation publique organisée par l'AFNOR et siégeaient à la commission de normalisation, se sont opposés à la formulation du projet de norme révisée au cours de la séance du 15 janvier 2014. Aucune formulation recueillant l'accord général des parties prenantes n'a pu être trouvée à l'issue de la procédure de conciliation organisée par le comité stratégique, qui s'est traduite par l'organisation de trois réunions de conciliation et la nomination d'un médiateur chargé de rechercher une solution de compromis. Dès lors, le comité stratégique a fait une exacte application des dispositions précitées de l'article 1er du décret du 16 juin 2009 en estimant que le projet de norme révisée présenté au cours de la séance du 15 janvier 2014 n'avait pas été élaboré de manière consensuelle et en refusant, pour ce motif, sa publication".

Christian DUBOURG
Directeur Marketing Produit Spark Archives

Liens utiles

• NF Service - Prestation d'archivage et de gestion externalisée de documents - Site Afnor Certification
• Liste des sociétés certifiées NF 342
• Structure AFNOR/Z40G - Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents
• AFNOR/CN 171 - Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document 
• Conseil d'État  - décision N° 410996 du 24 janvier 2018