Votre Système d’Archivage Electronique est-il certifié NF Z42-013

Comme son titre l’indique, la norme NF Z42-013 est un ensemble de spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

Cette norme comporte de nombreuses informations utiles pour ses lecteurs qui souhaitent appliquer dans leur solution les spécifications NF Z42-013. Pour autant, un logiciel de gestion des archives œuvrant à la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) n’a pas de légitimité à être certifié NF Z42-013 ni à être « compatible » avec la norme.

Il n’existe aucune certification autour d’un produit NF Z42-013 et aucun logiciel ne peut être « compatible » avec la norme. Il existe cependant depuis 2012 une certification « Système d’Archivage Electronique » connue sous le nom de « Marque NF 461 ».

La normalisation : l’art de dire ce qu’il faut faire sans dire comment le faire

Une norme a pour objectif de définir des recommandations ou des exigences liées aux règles de l’art d’un métier mais n’a pas pour vocation de définir comment les fonctions décrites doivent être mises en œuvre. Pour exemple, la norme NF Z42-013 précise que des attestations électroniques doivent être produites par le SAE mais ne précise pas la manière dont il faut les produire. Il appartient à chaque utilisateur de la norme de définir comment produire les attestations, quel format elles devront avoir, quelles métadonnées elles devront embarquer, quel moyen cryptographique elles devront utiliser pour en préserver l’intégrité et authentifier le producteur de l’attestation, …

Appliquer la norme NF Z42-013 – Une potentielle conformité

Chaque éditeur ou chaque entité qui met en œuvre la norme, doit s’approprier les fonctions à décliner techniquement au sein d’un SAE pour pouvoir prétendre à une potentielle conformité aux exigences techniques de la norme. Pour autant, la conformité ne repose pas que sur des fonctions techniques mais également sur un ensemble de processus organisationnels et fonctionnels.

Conformité, certification, compatibilité – Résumé

Un SAE est un système d’archivage électronique. Ce système est composé à la fois de processus fonctionnels et organisationnels ainsi que de composants logiciels et matériels adaptés. Le SAE, lorsqu’il est déployé, est en mesure d’être vérifié au niveau de sa conformité aux exigences de la norme NF Z42-013 en utilisant le référentiel de règles NF 461.  Un composant logiciel ou/et matériel doit mettre en œuvre les exigences techniques de la norme NF Z42-013 pour permettre à son utilisateur d’intégrer le dit composant dans son SAE. Une conformité SAE est relative à un référentiel de règles écrites qu’il doit être possible de vérifier ou de faire vérifier afin d’obtenir une éventuelle certification. C'est l'objectif de la marque NF 461.

La marque NF 461 est-elle obligatoire pour donner une vocation probatoire aux contenus archivés ?

L’obligation est de type réglementaire. La norme NF Z42-013 n’est pas une norme d’application obligatoire. Elle est cependant très structurante et sa mise en œuvre est vivement conseillée. La marque NF 461 n’a pas de valeur juridique. Elle contribue à démontrer qu’un SAE est conforme à la norme NF Z42-013.

La jurisprudence liée à l’arrêt rendu par la cour d’appel de Lyon le 3 septembre 2015 autour de la norme NF Z42-013 a mis en avant en appel, le fait qu’une copie numérisée et conservée dans le respect des recommandations et des exigences de la NF Z42-013 :2009 pouvait suffire comme preuve quand bien même le document papier original avait été détruit. Pour autant, les juges n’ont pas rejeté l’appel sous prétexte que le SAE n’était pas certifié Marque NF 461.

Cette jurisprudence est d’autant plus instructive qu’elle pourrait mettre à mal les efforts mis en œuvre par les associations professionnelles pour donner naissance à cette marque. De même, elle montre aussi la suffisance de la norme NF Z42-013 :2009 pour la création de copies fidèles et durables, mettant également au second plan la récente norme NF Z42-026 sur les prestations de numérisation fidèle.

Spark Archives - Conforme ou non conforme ?

Spark Archives est un logiciel de gestion et de gouvernance des archives. A ce titre, Spark Archives respecte les exigences techniques de la norme NF Z42-013. Spark Archives gère la journalisation, la production et l'archivage des attestations, Si besoin est, l'archivage en Y, les exigences de prises d'empreintes et de scellements. Spark Archives est un composant logiciel documenté permettant de mettre en oeuvre la norme NF Z42-013. Spark Archives est le compagnon idéal pour la mise en oeuvre d'un SAE souhaitant pouvoir être certifié marque NF 461. 

Christian DUBOURG
Directeur Marketing produit Spark Archives - Klee Group

Co-auteur NFZ42-013:2009
Co-auteur référentiel des règles Marque NF 461

Publication : juillet 2017

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