La norme NF Z42-026 pour détruire le document papier original numérisé fait-elle loi?

Destruction des documents originaux papiers numérisés avec la norme NF Z42-026.

Du fait des différentes informations qui circulent sur les réseaux sociaux depuis la sortie de la norme AFNOR NF Z42-026 intitulée « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations », il est important de rétablir la juste valeur d’une norme au regard des textes réglementaires.

Qu’est-ce qu’une norme d’application obligatoire ?

En France, une norme peut être d’application obligatoire ou ne pas l’être.

Une norme d’application obligatoire doit être mentionnée dans un « Arrêté ». Elle est alors à appliquer du fait de son caractère réglementaire. L’accès au texte normatif devrait être alors gratuit et libre contrairement aux normes d’application non obligatoires dont l’accès est payant et commercial.

Comme le précise le site Légifrance, « L’ article 17 du décret n° 2009-697 relatif à la normalisation dispose que les normes peuvent être rendues d’application obligatoire par arrêté signé du ministre chargé de l’industrie et du ou des ministres intéressés. Ces normes d’application obligatoire sont consultables sur le site de l’ AFNOR. »

Pour exemple, la norme d’application obligatoire NF C70-238 d’août 2001 intitulée « Systèmes de signaux de circulation routière » figure sur le tableau Légifrance et sa consultation gratuite est possible sur le site de l’AFNOR après identification, même si sur ce site, il est aussi possible d’acheter la norme si vous souhaitez l’acquérir sans vous identifier.

La norme NF Z42-026 est-elle d’application obligatoire ?

Contrairement à ce que souhaitent faire croire certains auteurs de billets, la nouvelle norme NF Z42-026 n’est pas d’application obligatoire. Il ne suffit pas de l’appliquer pour pouvoir détruire les originaux papiers numérisés. Cette norme n’est pas mentionnée dans un arrêté rendant son application obligatoire. Elle n’est pas mentionnée dans les récents textes que ce soit dans :

Le nouvel arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales,
le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la copie fiable au sens de l’article 1379 du Code Civil,
l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.

Mais je croyais que la norme NF Z42-013 révisée en 2009 était suffisante pour numériser puis conserver les documents numériques

La jurisprudence liée à l’arrêt rendu par la cour d’appel de Lyon le 3 septembre 2015 autour de la norme NF Z42-013 (révision de 2009) a mis en avant en appel, le fait qu’une copie numérisée et conservée dans le respect des recommandations et des exigences de la NF Z42-013 :2009 pouvait suffire comme preuve quand bien même le document papier original avait été détruit.

Cette jurisprudence est d’autant plus instructive qu’elle montre aussi la suffisance de la norme NF Z42-013 :2009 pour la création de copies fidèles et durables, mettant également au second plan la récente norme NF Z42-026 sur les prestations de numérisation fidèle.

Mais alors, puis-je supprimer l’original papier après numérisation si je mets en œuvre la NF Z42-026 ?

En règle général, vous pouvez supprimer le document original si vous avez suivi toutes les obligations mentionnées dans les textes réglementaires cités ci-dessus. Ne supprimez pas le document papier original numérisé sous prétexte de l’application de la norme NF Z42-026. Utlisez cette norme comme un recueil de bonnes pratiques pour créer des copies fidèles . Et surtout, vérifier que votre approche est fiable...

Et si l'idée vous prenait de faire une reprise de stock papier (numériser tous les documents papiers pour pouvoir ensuite les supprimer), n'oubliez pas que le coût de cette reprise sera non négligeable surtout du fait des contraintes fortes de cette nouvelle norme. Que pourriez-vous faire alors ? Une suggestion : Investir cette dépense en processus de transformation des flux papiers restants en flux numériques natifs...

Quoi qu'il en soit, avant de prendre la décision de suppression d'un original papier, vérifiez le cadre légal, évaluez vos risques et consultez votre conseiller juridique.

PS : Spark Archives est cependant déjà opérationnel pour intégrer dans son SAE des flux NF Z42-026. Il suffit de contacter les équipes commerciales pour obtenir le connecteur NF Z42-026.

Christian DUBOURG
Directeur Marketing Produit Spark Archives