Le document fait partie intégrante du monde de la santé. Il s'en échange plusieurs millions par jour. La volumétrie des documents papiers produits par les professionels de santé reste très importante.  Ces documents souvent engageants et comportent souvent de nombreuses informations de santé à caractère personnel et doivent être conservés soigneusement et d'une manière parfaitement sécurisée. Des milliers de kilomètres d'archives sont ainsi déployés dans les centres hospitaliers ou chez des spécialistes de l'archivage papier. Avec le vieillissement de la population, la quantité de documents ne cesse d'augmenter. Les coûts associés à cette conservation deviennent impressionnants. C'est pour cette raison que la réglementation et le code de la santé publique ont récemment évolués. L'objectif visé est d'encadrer la production des copies numériques fiables en fixant un cadre réglementaire pouvant permettre de transformer les documents papiers en fichiers numériques.

La destruction du document original papier avant la fin de la durée légale de conservation du document d'origine devient possible. Mais il faut respecter quelques contraintes  !!! 

• Faire une copie numérique fiable,
• respecter les articles L. 1111-25 et L. 1111-26 du code de la santé publique,
• respecter le décret d'application de l'article 1379 du code civil,
• obtenir le visa de l'administration des archives si le document à détruire relève du champ des archives publiques au sens du code du patrimoine.

Définition du cadre documentaire et réglementaire (Article L. 1111-25 du code de la santé publique)

La copie numérique s'applique aux documents comportant des données de santé à caractère personnel produits, reçus ou conservés, à l'occasion d'activités de prévention, de diagnostic, de soins, de compensation du handicap, de prévention de perte d'autonomie, ou de suivi social et médico-social réalisés par :

• Un professionnel de santé, un établissement ou service de santé ;
• Un professionnel ou organisme concourant à la prévention ou aux soins dont les conditions d'exercice ou les activités sont régies par le présent code ;
• Le service de santé des armées ;
• Un professionnel du secteur médico-social ou social ou un établissement ou service social et médico-social mentionné au I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles.

Comment faire une copie numérique FIABLE - (Article L. 1111-26 du code de la santé publique)

Rien de plus simple que de faire une copie numérique. Mais en faire une copie fiable est nettement plus contraignant. C'est l'article L. 1111-26 du code de la santé publique et plus exactement son ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 qui encadre les travaux nécessaires à mettre en œuvre pour pouvoir passer de la simple copie numérique à la copie fiable. Cette ordonnance précise que le processus de transformation doit remplir  les conditions de fiabilité prévues par le deuxième alinéa de l'article 1379 du code civil.  Cette filiation à l'article du code civil et à son décret d'application permet de résumer que le processus de création d'une copie fiable doit prévoir les points suivants  :

• Le processus de numérisation doit être documenté et la documentation doit être conservée d'une manière intègre aussi longtemps que les documents qui ont été produits par le processus.
• Tout changement dans le processus (mise à jour d'un scanner ou dun MFP, ...) doit donner lieu à une nouvelle version de la documentation. Je vous conseille donc d'archiver chaque version de la documentation et de faire en sorte que chaque document produit et archivé puisse référencer la documentation du processus utilisé pour la production de la copie fiable. 
• La copie doit être fidèle à l'original. Il faut donc quelqu'un pour vérifier que la copie est bien fidèle puisque le seul instrument permettant de juger de la fidélité d'une copie est l’œil humain.
• Chaque document doit être identifié d'une manière unique à l'aide de métadonnées et d'une empreinte numérique unique et fiable. Vous pouvez utiliser l'algorithme SHA-256 pour produire une telle empreinte numérique. C'est en tout cas ce que l'on utilise chez Spark Archives.
• La date et l'heure de la création de la copie numérique doit être enregistrée. Rien de bien compliqué dès lors que votre processus est automatisé et que vos horloges sont synchronisées en NTP. Vous pouvez aussi faire appel à un tiers horodateur et conserver le jeton d'horodatage mais c'est plus coûteux...
• Un système d'archivage électronique (SAE) doit permettre de conserver d'une manière sécurisée et intègre la copie fiable ainsi que les métadonnées associées dont l'empreinte et l'heure et la date. Je vous conseille Spark Ajantâ. Il est fait pour ça !!! Il repose sur le prinicpe des attestations scéllées par signature électronique  et sur la journalisation chaînée issue de la norme NF Z42-013
• Enfin, attention à ne pas conserver les copies fiables et leurs métadonnées  au delà de la durée légale. Utilisez pour cela un outil de gouvernance qui gérera pour vous les durées de conservation et qui procédera aux éliminations des documents numériques ou au reversement des copies fiables aux archives publiques.

Archivage en dehors de votre service d'archivage électronique

Si vous souhaitez externaliser l'archivage des copies numériques fiables comportant des données de santé à caractère personnel, vous ne pourrez le faire que si votre hébergeur est agréé ou certifié "HDS". Comme le précise le site de l'ASIP Santé, "Les hébergeurs de données de santé sur support numérique (en dehors des services d’archivage électronique) doivent être certifiés. Cette certification remplace l’agrément aujourd’hui délivré par le ministère de la Santé dans les conditions définies par le décret n°2006-6 du 4 janvier 2006. "

Christian Dubourg
Directeur Marketing produit