De la norme Afnor NF Z42-026 à la marque NF 544

Le 19 mai 2017, la commission de normalisation Afnor CN171 donnait naissance à une nouvelle norme française intitulée : "Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur   support papier et contrôle de ces prestations". Cette norme également connue sous la référence Afnor NF Z42-026 a pour objectif de fournir un référentiel fixant l'état de l'Art pour générer des copies numériques fidèles (au sens formel) de documents papiers par processus de numérisation via une prestation.

Rien de bien nouveau allez-vous dire avec la NF Z42-026 ?

Il est vrai que la numérisation et la génération de copies fidèles (au sens informationnel) était déjà cadrée par d’autres normes dont la norme liée à la spécification des systèmes d’archivage plus connus sous la référence NF Z42-013. Alors pourquoi avoir souhaité publier une norme de plus ?

La nouvelle norme NF Z42-026 représente un des différents cas d’usage de la norme NF Z42-013 publiée en 2009. Il s’agit du cas lié aux prestations de numérisation fidèle (formelle) et à la relation entre un donneur d’ordre qui souhaite faire numériser des documents et un opérateur qui devra réaliser ce travail en respectant les exigences du donneur d’ordre. Si vous numérisez vous-mêmes vos documents, vous pourrez continuer à utiliser la norme NF Z42-013 de 2009 même si le contenu de la norme NF Z42-026 pourra être utile pour bien comprendre la différence entre une copie fidèle formelle et une copie fidèle informationnelle.

Copie fidèle formelle ou informationnelle - Un point sur un détail qui a son importance.

Une copie fidèle est dite formelle si le résultat numérique généré par le scanner est en mesure d'être équivalent au niveau de la forme et du contenu au document papier d'origine. Par exemple, si le document d'origine comporte une page blanche au verso, la copie fidèle formelle sera un fichier image avec deux pages, une pour le recto et l'autre pour le verso même si aucune information ne figure au verso. Un autre exemple consiste à générer une image de même taille que le document d'origine. Un document A3 doit donner lieu à un document numérique A3 et non A4.  Si le document papier est un A4 donc d'une largeur de 21 cm et qu'il est numérisé en 300 points par pouce, le document numérique devra donc comporter des lignes (scanlines)  de 21/2,54*300 soit 1653 points. Bien entendu, chaque point pourra être de 1, 8, 256 bits ou plus selon le type de numérisation (noir et blanc, niveaux de gris, couleurs). Enfin, comme dernier exemple, de la copie fidèle formelle, si le document d'origine est en couleur, alors la copie numérique l'est également.

La copie fidèle informationnelle diffère puisqu'il est par exemple possible de numériser un document avec un verso blanc et de ne pas conserver le verso dans la version numérique dès lors que ce verso ne comporte aucune information. De même, si un document papier est au format A3 mais que la numérisation est réalisée en A4, la copie numérique pourra rester fidèle si la diminution de la taille ne fait pas disparaitre ou rendre illisible une information lisible sur le document A3 papier. Enfin si un document papier comporte un logo de couleur et que tout le reste du document est imprimé en noir ou bleu, pourquoi numériser en couleur si la couleur du logo ne change en rien l'information véhiculée par le document ?

Comment savoir si votre prestataire est en mesure de faire des copies fidèles ?

Si vous avez décidé de faire numériser vos documents papiers par un prestataire de numérisation ou si vous souhaitez mettre en place dans votre entreprise un service dédié à la numérisation alors la norme Afnor NF Z42-026 est pour vous, mais elle est aussi pour votre prestataire interne ou externe. Le texte normatif va permettre de définir et d'appliquer un processus comportant toutes les étapes nécessaires à suivre pour obtenir des copies fidèles. L'objectif de cet article n'est pas de décrire ce processus mais vous pouvez vous reporter à d'autres articles sur le sujet ou encore mieux acheter le texte normatif à la boutique Afnor. 

Actuellement, il n'existe pas de certification qui permet de vous assurer qu'un prestataire met en œuvre les recommandations normatives de la norme NF Z42-026. Vous pouvez cependant questionner votre prestataire et il pourra vous répondre avec précision sur les points normatifs. Demain, vous pourrez faire appel à des prestataires de numérisation fidèle certifiés. En effet, Afnor Certification travaille à finaliser un document de règles qui permettra de vérifier la conformité des prestations de numérisation au regard des exigences normatives.  Un prestataire pourra alors être certifié marque NF 544 garantissant un niveau approprié d’exigences pour la qualité de service proposé.

Calendrier de mise à disposition de la marque NF 544

La marque NF 544 repose sur un texte rédigé par Afnor Certification qui a pour but de permettre de faire des audits des prestataires sur la base de règles. La résolution des commentaires des parties prenantes s'est achevée le 30 mai 2018. Le référentiel de règles devrait pouvoir être publié en novembre 2018. Les premiers prestataires candidats à la certification devraient pouvoir candidater et l'obtenir en fin d'année 2018.

Un seul marquage "prestataires de service" sera finalement utilisé.

Copie fidèle et copie fiable

Pour conclure ce billet, il me semble important de ne pas faire l'amalgame souvent fait entre la copie fidèle et la copie fiable. La copie fiable doit être fidèle mais n'est fiable que si les moyens mis en œuvre pour ce faire sont compris et maitrisés. Alors attention : Ne jeter pas vos documents papiers originaux si vous n’avez qu’une copie numérique fidèle produite ou non par une prestation interne ou externalisée certifiée. Pour savoir comment réaliser une copie fiable et pour pouvoir détruire l'original papier après obtention de la copié fidèle, vous devrez vous référer aux articles réglementaires de référence. N'oubliez pas également que le document papier a souvent des vocations différentes que sa copie numérique. C'est par exemple le cas de la préservation d'une archive pour des raisons historiques.

Publication du 19 avril 2018.

Christian Dubourg

Directeur marketing produit Spark Archives

Formations

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