Projet de révision de la norme ISO 30301

Comme vous le savez, le cycle de vie d’une norme passe par un examen régulier afin de mettre à jour le texte s’il y a lieu. Cette potentielle révision de texte est basée sur un cycle de 5 ans. La publication de la dernière version de la norme ISO 30301 remontait à 2011.

Le groupe de travail international qui gère ce texte est le sous-comité 11 (SC11) du comité technique 46 (TC 46) à l’ISO. Ce sous-comité est en charge des normes autour des archives et de la gestion des documents d’activités.

Récemment, le TC46/SC11 a publié un projet de révision du texte normatif disponible en français sous la référence « PR NF IS0 30301 ». Ce texte spécifie les exigences relatives à un système de gestion des documents d'activité (SGDA)  visant à soutenir un organisme dans la réalisation de son mandat, de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs. Il traite du développement et de la mise en œuvre d'une politique et d'objectifs relatifs aux documents d’activité et donne des informations sur la mesure et la surveillance des performances.

La révision du texte a pour objet de mettre en conformité la norme ISO 30301 au texte de la HLS (High Level Structure), structure applicable à toutes les normes de système de management et d’aligner les exigences opérationnelles avec les lignes directrices de la norme l’ISO 15489 révisée en 2016.

Qu’est-ce qu’un document d’activité ?

La norme ISO 30300 qui fixe et explique le vocabulaire utilisé dans les normes de la famille ISO 3030x mentionne qu’il s’agit « d’informations reçues, créées et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ». La norme ISO 15489 utilise le mot « document » lorsqu’elle définit les documents d’activités comme « les documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ».

Pour qu’un document puisse être considéré comme un document d’activité, il doit être authentique, fiable, intègre et exploitable.

Qu’est-ce qu’un SGDA?

Un système de gestion des documents d’activités est un système de management qui repose sur les exigences de la norme ISO 30301. Il s’agit d’un système qualité mis en œuvre autour des documents d’activité. Il doit être parfaitement documenté et à jour, géré et évolutif. Il doit être contrôlé régulièrement afin de vérifier que les informations documentées et les processus mis en place restent adaptés aux évolutions permanentes associées aux risques de l’entreprise ou de l’organisme. Tous les écarts constatés entre les informations documentées du SGDA et la réalité doivent être consignés et doivent donner lieu à une mise à jour afin de permettre de préserver un système maîtrisé et utile.

Que comporte le contenu de la norme ISO 30301 ?

La norme précise les exigences relatives à un  SGDA pour les domaines d’application gérés. Avec l’arrivée du RGPD, la norme ISO 30301 apporte une méthodologie adaptée pour identifier les domaines d’applications et les risques associés aux documents d'activités qui comportent des données à caractère personnel. Elle explique parfaitement la nécessité de mettre en place une véritable politique de gestion des documents d’activités avec des tableaux de gestion intégrant avec précision les références aux contraintes réglementaires et juridiques qui s’appliquent dans le cadre de l’activité de l’entreprise et des échanges avec les tiers. La norme permet également de comprendre le rôle moteur de leadership et d’engagement que doit avoir la direction dans l’application du SGDA. Elle donne une ligne directrice pour la mise en œuvre d'un système de management vertueux des documents d’activités en illustrant par la roue de Deming la structure du SGDA selon une approche processus.

Comment contribuer à la révision de la norme ISO 30301?

Une proposition de révision du texte de 2011 est disponible en ligne en français et en anglais. Vous pouvez contribuer à la future révision en apportant à ce texte vos commentaires et propositions et en exprimant votre position. La date de clôture de l’enquête publique a été fixée au 6 juin 2018. Si une réunion de dépouillement s'avère nécessaire, celle-ci sera confirmée ultérieurement par une invitation.

Publication du 18 mai 2018.

Christian Dubourg

Directeur marketing produit Spark Archives

Lecture recommandée autour des normes ISO 3030x

• Téléchargez le livre blanc « Iso 30300 – 30301 – Système de gestion des documents d’activité : définition, modélisations, intégration aux autres normes de système de management » - Avril 2012 – Avant-Propos de Michel Cottin.
• Structure de la HLS - les 10 articles d'une norme de management.