Les trackers, un outil au service de la productivité et de la traçabilité des archives

Quel archiviste ou opérateur de gestion des archives n'a pas un jour été confronté à une campagne d'élimination d'archives ? La destruction d'archives dont la Durée d'Utilité Administrative (DUA) est arrivée à échéance et dont le sort final n'est pas voué à la conservation est une opération somme toute assez classique, susceptible d'intervenir à plus ou moins long terme dans le cycle de vie d'un document.

Muni des cotes des archives à détruire, voilà l'archiviste dans les allées de ses magasins - souvent muni de son chariot grinçant qui dévie à droite quand on le pousse pourtant droit - pour récupérer les documents ou les boites. Sur le papier, la mission semble aisée.

Mais l'archiviste est humain : une erreur d'inattention, une boite mal rangée prise à la place d'une autre… Et voilà qu'une partie des documents qui se trouvent au pilon ne sont pas ceux qui devraient y être. Et avec un peu de malchance, il s'agit d'archives historiques à conservation définitive détruites du coup par inadvertance !

Grâce à l’outil providentiel qu'est le tracker, le risque d'erreurs dues au facteur humain est grandement diminué.

Le tracker, un outil multitâches

Ranger les archives, les sortir lors d'une demande de communication ou pour les détruire, récoler les fonds présents dans les magasins, les transférer d'une travée à une autre… Autant d'opérations qui peuvent s'avérer fastidieuses et chronophages pour les agents chargés de ces étapes somme toute assez logistique.

C’est là qu’intervient cet outil quelque peu miraculeux dénommé ‘Tracker’. Terminal embarqué ressemblant furieusement à un smartphone mais renforcé, cet outil embarque un programme qui permet de lire des codes à barres et être le bras armé du logisticien, de l’archiviste, du magasinier afin de traiter et faciliter la manipulation des archives.   

Et cela ne s’arrête pas là dans la mesure où les clients qui utilisent les trackers mesurent des gains à la fois en termes de  traçabilité mais également de productivité. Certains hôpitaux notamment gèrent près de 800 demandes jours avec l’utilisation des trackers.

Une logistique quotidienne améliorée…

Pour des sociétés ou des organismes gérant des volumétries documentaires conséquentes, les opérations de mouvements d'archives font partie du quotidien.

Si on prend par exemple le cas des opérations de destructions, généralement, la moindre campagne de destruction implique pour l'opérateur de créer sa campagne d'élimination via l'application, puis d'imprimer cette liste et les localisations des archives pour les retirer des rayonnages et enfin d'acter la destruction sur l'application de façon manuelle.

Ces étapes nécessaires peuvent s’avérer coûteuses en temps pour le logisticien qui doit manipuler et se référer à cette liste, choisir sur les rayonnages le bon dossier ou la bonne boite…

Dans ce contexte, l’utilisation du tracker permet à la fois d’optimiser le travail, sécuriser le traitement et tracer les opérations effectuées lors de cette opération sensible. Grâce au tracker, plus de risque d'erreur !

L'opérateur peut créer sa campagne de destruction à partir de l'application puis la charger sur l'outil. Ainsi, il pourra avoir les cotes et les localisations des archives à détruire instantanément, et elles se mettront à jour au fil de sa progression. Et s'il ne trouve pas un document ? Aucun problème pour le déclarer non-trouvé et gérer ensuite ces cas d’erreurs sur l’application. Il en va de même  si l’on sélectionne un autre document, le tracker détecte l'erreur du fait de l’unicité des codes à barres et alerte l'utilisateur, qui peut ainsi rectifier son erreur avant qu'il ne soit trop tard.

L'outil tracker fluidifie la logistique lors des opérations archivistiques ; elles sont fiabilisées et par conséquent, elles gagnent en qualité.

Localiser ses archives en deux coups de scan

Il est aussi possible de mettre à jour la localisation des archives simplement en scannant leur code barre et celui de leur contenant ou localisation. Cela permet d’éviter d'effectuer des opérations de transfert qui, bien qu'elles soient gérées par l'application grâce au module "Mouvements", s'avèrent plus longues que de simplement scanner le document ou la boite et sa nouvelle localisation. Les nouveaux emplacements sont mis à jour instantanément si le tracker est géré en wifi, et dès le déchargement de la mission dans le cas des tracker non-wifi.

Les opérations de récolement sont elles aussi facilitées et le tracker permet de corriger les erreurs identifiées

Le tracker, un compagnon de route apprécié

Spark Archives propose avec le Tracker un outil qui permet d’optimiser et de coordonner la gestion logistique des opérations archivistiques.

Ces opérations peuvent être initiées via l'application pour les missions de rangement (pour assurer une traçabilité lors du rangement d'archives d'un versement, d'une réintégration ou de la réception d'un transfert inter-centre), de sortie (pour faciliter la recherche dans le stock et assurer une traçabilité des demandes de communication) ou de destruction (pour rechercher facilement les archives à éliminer). Directement à travers l’utilisation du tracker pour les missions de récolement (utile pour effectuer un état des lieux des archives du stock et leurs localisations) et de localisation (pour modifier directement les localisations des archives).

Autant d’atouts pour fiabiliser, sécuriser et optimiser une gestion logistique des archives papier pour des organisations.

Noura Bahidj, Consultante Spark Archives

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