La marque NF 544 est une certification des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier. Cette marque est disponible sur le marché depuis la fin du mois de novembre 2018. Cette certification est ouverte aux entités juridiques (personne morale ou personne physique) qui réalisent des prestations de service de numérisation fidèle de documents sur support papier, telles que définies dans la norme Afnor NF Z 42-026 de mai 2017 publiée par Afnor Normalisation. Les entités juridiques candidates à la marque NF 544 peuvent demander à Afnor Certification d’évaluer le service proposé au regard du référentiel de règles de certification publié. L’objectif essentiel de la marque NF 544 est de certifier qu’un service de numérisation fidèle est conforme aux règles de l’art portées par la norme NF Z42-026 depuis 2017.
La numérisation fidèle proposée par un service NF544 est la première étape vers la copie fiable au sens de l’article 1379 du code civil qui précise : « La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge ». En ce sens, la marque NF 544 permet de s’assurer de la qualité d’un service de numérisation fidèle de documents papiers au sens normatif du terme en répondant à plusieurs points du décret d'application n°2016-1673 à l'article 1379 du code civil.
La copie fiable comporte cependant d’autres exigences autour de la numérisation qui ont été précisées par décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016.
Il serait mensonger de dire qu'en utilisant des services certifiés NF 544 d'un prestataire de services de numérisation fidèle, les documents numériques sont de fait des copies fiables opposables car quoi qu'il en soit, la fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. A ce niveau rien de nouveau puisque la jurisprudence a déjà estimé qu'une copie numérique pouvait être réputée fiable dès lors qu'un système conforme à la norme NF Z42-013 était mis en place pour produire et archiver les fichiers numériques et les éléments de preuves associés dans les règles de l'art. A ce titre, la marque NF 461 sur la certification des systèmes d'archivage électronique apportait déjà une réponse à la présomption de fiabilité d'une copie.
Marque NF 544 et marque NF 461
La marque NF 461 mise sur le marché en 2012 apporte déjà une réponse « certifiante » autour de la numérisation. Cette certification va plus loin que la marque NF 544 puisqu’elle permet de mettre en place un système de numérisation et de générer des copies fiables au sens de l’article 1379 du code civil et de son décret d’application. Pour ce faire, les documents numérisés ainsi que la documentation du système et les informations de traçabilité et de gestion de l’intégrité sont archivés dans le système d’archivage électronique (SAE) certifié NF 461.
Cependant, il existe plusieurs différences entre les deux certifications.
Contrairement à la marque NF 544, la marque NF 461 n’est pas exclusivement une certification « NF service ». La marque NF 461 repose sur la norme NF Z42-013 de 2009 qui comporte un volet numérisation. La marque NF 461 repose sur la vérification de bonne gestion d’un système d’archivage électronique (SAE) déployé pour un usage commercial ou pour un usage interne.
La marque NF 461 repose également sur une norme internationale, la norme ISO 14641. De ce fait, et même si Afnor Certification est une société française accréditée par le comité français d’accréditation (le COFRAC), cette certification est d’avantage tournée vers les entreprises d’envergures nationales et internationales.
La marque NF 461 ne permet pas de certifier exclusivement un service de numérisation. La partie « numérisation » de la marque NF 461 est une option facultative. Les Systèmes d’Archivage certifiés NF 461 proposent pour certains la numérisation fidèle et l’archivage électronique mais d’autres uniquement l’archivage électronique. Par contre, il n’est pas possible d’être certifié NF 461 uniquement sur le service de numérisation.
Le périmètre documentaire diffère entre les deux certifications. La marque NF 544 est plus restrictive que son aînée (NF 461) en excluant du champ de la certification les documents patrimoniaux, les radiographies médicales, les microformes, les films photographiques et cinématographiques ainsi que les bandes magnétiques (son et vidéogramme).
Pour terminer
Les acteurs professionnels qui proposent un service de numérisation ont souhaité décrire les processus opérationnels qu’ils mettent en œuvre pour fournir à leurs clients des copies fidèles. Cette nouvelle certification vient donc compléter les services de confiance numérique en France tout en laissant à chacun la possibilité de faire ou non appel à ces services.
La marque NF 544 apporte une réponse aux sociétés qui souhaitent mettre en place une prestation de numérisation pour leur usage interne ou qui souhaitent faire appel à un prestataire de service pour numériser leurs documents papiers que ce soit le stock existant ou le flux quotidien. Cependant, la réglementation n’impose nullement de faire appel à des prestataires de service pour générer des copies numériques de documents papiers.
En France, les seules contraintes réglementaires pour générer des copies fiables au sens de l’article 1379 du code civil sont celles qui sont précisées dans le décret d’application de l’article 1379 ou dans les codes propres à la fiscalité ou au code de la santé publique ou autres codes réglementaires.
Vous pouvez librement numériser vos documents et en faire des copies fiables dès lors que vous vous conformer aux textes réglementaires.
Christian Dubourg
Directeur Marketing Produit
Spark Archives - Klee Group
Pour en savoir plus
- Vous souhaitez prendre connaissance des règles de certification NF 544 ==> Site Internet Afnor Certification
- Comment Spark Archives intègre la marque NF 544
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