Norme NF Z42-013 - Spécification d'un SAE

En France, l'archivage électronique a sa norme depuis 1999. Il s'agit de la norme AFNOR NF Z42-013. C'est l'organe de normalisation Français "Afnor Normalisation" qui a porté les travaux pour la réalisation de ce texte. Cette norme a été développée par la CN171 (commission de normalisation Afnor). Cette norme porte sur les spécifications d'un système d'archivage électronique (SAE) pouvant être alimenté par des documents nativement numériques ou des copies numérisées de documents papier. La norme NF Z42-013 fixe ce qui est considéré par les parties prenantes de la CN171 comme l'état de l'art de l'archivage électronique à un moment donné. Tous les utilisateurs peuvent acquérir le texte normatif puis mettre en oeuvre un SAE qui respecte la philosophie du texte normatif.

Alors comment savoir si un SAE est conforme NF Z42-013 ?  Comment savoir si tel ou tel fournisseur propose un produit ou un service conforme à cette norme ? Cette question ne peux pas trouver de réponse simple. Vous pouvez étudier la norme puis vérifier point par point que le service ou le produit proposé correspond partiellement ou totalement au texte normatif. Un travail fastidieux et complexe qui demande une expertise importante. Pour faciliter le travail de vérification de conformité d'un SAE ou d'un service d'archivage hébergé chez un prestataire, il suffit de mettre en place un référentiel de points à contrôler basé sur le ou les textes normatifs.  C'est ce que proposent les référentiels de certification. 

Marque NF 461 - Certification d'un SAE

Pour avoir la certitude que votre  système d'archivage électronique (SAE) que vous mettez en place est conforme à la norme NF Z42-013, ou pour être certain de faire appel à un prestataire de services qui respecte les contraintes normatives relatives à la norme NF Z42-013, vous pouvez rentrer dans une démarche de certification "marque NF 461". La marque NF 461 n'est pas une norme mais une marque. Cette marque est délivrée par AFNOR Certification (et non AFNOR Normalisation). Les deux entités sont totalement dissociées même si elles appartiennent au même groupe, le groupe Afnor. Afnor certification est spécialisé dans la délivrance de certificat de conformité au regard de référentiels de certification. Cette société est accréditée par le COFRAC pour délivrer des certificats de conformité. Après avoir demandé le passage de la marque NF 461 pour faire certifier votre SAE avec ou sans numérisation, vous devrez subir un audit de certification, puis des audits annuels de contrôle. Si vous obtenez puis conservez la marque, vous devrez acquitter un droit de marque à Afnor Certification. La marque NF 461 est une démarche volontaire et payante basée sur une démarche d'amélioration continue de type PDCA.

Norme NF Z42-026 - Numérisation fidèle

Comme la norme NF Z42-013 traite de la numérisation mais qu'elle traite également de l'archivage, les services ou les prestataires de numérisation qui ne font que de la production de documents numérisés sans archivage  dans un SAE ne rentrent pas dans le périmètre normatif NF Z42-013. Ils ne peuvent pas non plus faire certifier les chaînes de numérisation puisque la marque NF 461 correspond à la mise en oeuvre d'un SAE incluant ou non la numérisation. De même comme la norme NF Z42-013 traite la numérisation sans encadrer les prestations de numérisation, la CN171 a souhaité rédiger un nouveau texte normatif permettant de définir les règles de l'art des prestations de numérisation. Tout cela est consigné par la norme AFNOR NF Z42-026.

Marque NF 544 - Certification des prestations de numérisation.

Comme pour la norme NF Z42-013, les prestataires de numérisation ont souhaité créer une certification autour de la norme NF Z42-026. Cette certification a donné naissance à un nouveau marquage, la marque NF 544. Cette marque également délivrée par AFNOR Certification permet aux prestataires de numérisation et aux services de numérisation internes des entreprises et organismes de faire vérifier la qualité de leur chaîne de numérisation fidèle. 

La réglementation, les normes et les certifications

Toutes ces normes et toutes ces certifications sont libres de mise en oeuvre. ATTENTION : la marque NF461 ainsi que la  marque NF 544 sont des gages de qualité. Pour autant, le fait de suivre les normes ou d'obtenir une marque ne donne pas de valeur légal aux documents que vous numérisez et que vous archivez. La marque NF 461 permet de démontrer si besoin était que le SAE mis en oeuvre pour archiver les documents respecte le mieux que possible les contraintes précisées dans le référentiel de la marque NF 461. La marque NF 544 permet de s'assurer des règles mises en place entre un donneur d'ordre et ses fournisseurs. De même que pour un service de numérisation interne, la marque NF 544 ne donne pas le droit de supprimer les documents papiers numérisés sauf si la réglementation l'autorise explicitement et si les contraintes édictées par cette réglementation sont mis en oeuvre.

Cependant, la jurisprudence aura d'avantage de faciliter à créer un précédent si un service ou une entreprise a été certifiée. La certification est donc un moyen de démontrer une conformité à une norme mais aussi un moyen de démontrer que tout est mis en oeuvre dans les règles de l'art facilitant la démonstration juridique si besoin était.

Christian DUBOURG
Expert normes 
Directeur Marketing Produits Spark Archives