Point sur les délais et les modes de conservation des documents et logiciels autour de la comptabilité des entreprises

En date du 7 février 2018, un texte a été publié par la DGFIP lié au délai et aux modes de conservation des documents dans le cadre du droit de communication et procédures de recherche et de lutte contre la fraude. 

Piste d'audit fiable et informations documentées associées.

Le document rappelle que le délai général de conservation de six ans s'applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l'administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables. De même, le texte précise que ce délai de six ans s'applique aussi aux factures transmises par voie élecronique. Il convient donc de savoir archiver les mails qui comportent de tels documents. L'ensemble des documents qui constituent la piste d'audit fiable ainsi que la procédure documentée qui décrit la manière dont elles est mise en oeuvre sont également à conserver 6 ans.

Obligation de conservation des logiciels de comptabilité par les éditeurs

En plus de ces obligations, il est important de noter que tous codes, données, traitements ou documentation se rattachant aux logiciels de comptabilité ou de gestion ou aux systèmes de caisse doivent être conservés par les concepteurs et éditeurs de ces logiciels ou systèmes jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle au cours de laquelle le logiciel ou le système  a cessé dêtre diffusé. 

Modes de conservation autour de la facture et de la piste d'audit fiable 

Il faut bien distinguer les documents sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication et les autres documents qui doivent être présentés à toute requisition des agents des finances publiques :

• Depuis le 30 mars 2017, les factures papiers reçues (achat) ou émises (vente) peuvent être conservées sur support informatique ou sur support papier. La numérisation est autorisée, sous conditions. Les fichiers issus de la numérisation doivent être conservés de manière dématérialisée durant six ans. L'assujeti est autorisé à numériser lui-même les factures mais il peut également confier cette mission de numérisation à un prestataire. Dans ce dernier cas, l'assujeti est quand même tenu de conserver pendant 6 ans les documents numérisés par le prestataire. La mise en place d'un système d'archivage numérique doit être documentée et faire l'objet de contrôles internes. Le système d'archivage doit être en mesure d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation. 
• Les commentaires relatifs au "double original" des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier (BOI-CF-COM-10-10-30-20) conservent leur portée jusqu'au 30 juin 2018, par mesure de tolérance. Ainsi, à compter du 1er juillet 2018, les factures papiers émises (de vente) pourront être conservées sur support informatique en respectant les conditions de l'article A. 102 B-2 du LPF.
• Il est également important de noter que les autres documents et pièces autres que les factures établis ou reçus sur support papier peuvent également être conservés sur support informatique ou sur support papier. 
• Les factures nativement électroniques doivent être conservées dans leur format original. Il ne faut pas réaliser de changement de format informatique sans conserver le format d'origine. Le système d'archivage électronique doit permettre de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures de leur emission jusqu' à la fin de leur période de conservation de 6 ans.
• Pour les documents constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable, il est autorisé de procéder à la numérisation des documents papiers pour une conservation électronique. Cependant, le document numérisé doit être une copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l'identique dès lors qu'elles sont porteuses de sens. L'ensemble des prérequis techniques exigés pour la numérisation des factures s'applique. 
• Pour les factures transmises par voie électronique et assorties d'une signature électronique qualifiée, le texte (180) est assez difficile à comprendre. Il semble préciser qu'il convient de faire appel  à une entreprise agréée par l'ANSSI pour rendre le service de conservation qualifié des signatures électroniques qualifiées ou cachets électroniques qualifiés. A noter qu'il n'y en a pas en France à ce jour (mars 2018). 
• Pour les factures transmises par voie électronique et assorties d'une signature électronique avancée, le texte (190) est également difficilement compréhensible. Faut-il croire qu'il est nécessaire de faire appel à une entreprise de service de conservation des signatures électroniques ou cachets électroniques qualifiés ? Ce point nécessite d'obtenir des explications de la part de la DGFIP.
• Dans tous les cas, les factures conservées par voie électronique doivent être conservées en France ou dans un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle ou un droit d'accès en ligne, de téléchargement et d'utilisation de l'ensemble des données concernées.

Christian Dubourg
Directeur marketing produit Spark Archives

L'identifiant juridique du texte commenté est : BOI-CF-COM-10-10-30-10-20180207

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