La réalité liée à la transition numérique passe impérativement par la gouvernance

Les contenus électroniques se multiplient année après année. Les documents électroniques arrivent ou sont générés via de multiples canaux : application de gestion, emails, éditique, numérisation, échange de données informatisées, ... La majorité de ses contenus doit être conservée pour de multiples raisons :

• Les documents engageants sont souvent liés à des réglementations métiers.
• Les contrats liant des parties prenantes témoignent d'accords engageants et de conditions associées.
• La chronologie des documents et des actions doit être tracée pour justifier de la réalité économique et du bon paiement des taxes.
• Les documents confidentiels doivent être conservés et protégés pour éviter la fuite de données.
• Les documents historiques permettent de construire et préserver le patrimoine de l'économie numérique.

Pour faire face à l'explosion des contenus numériques, la mise en œuvre d'une gouvernance des actifs électroniques est indispensable. Elle consiste à recenser les flux, les catégoriser, évaluer les risques pour chacun d'eux, déterminer les règles de gestion associées à la conservation et à l'élimination.

Faut-il internaliser ou externaliser son SAE ?

La mise en œuvre d'un SAE  apparait comme un des outils de la gouvernance de l'information. Faut-il mettre en œuvre un SAE via un acteur tiers tel qu'un tiers archiveur ou faut-il mettre en place des moyens internes pour conserver la parfaite maîtrise de ses actifs ? 

Il n'existe pas une réponse unique à cette question. La dualité de choix qui semble devoir trouver réponse n'est en fait pas la réalité terrain. Quelque soit le choix à faire, les avantages et les inconvénients de l'une ou de l'autre approche divisent. Il y aura toujours le camp des opposants à l'externalisation mais également le camp des réfractaires à l'internalisation du SAE. Certains externaliseront aujourd'hui puis réinternaliseront demain et vice et versa. La politique des organismes et entreprises varient selon les stratégies marchés  qui changent au gré des évolutions, des fusions et acquisitions et des opportunités.

Gouvernance et changement ?

Le meilleur choix est intimement lié aux questions de gouvernance et de stratégie. L'internalisation comme l'externalisation d'un SAE aura un coût. Il convient donc de faire des choix selon les contraintes organisationnelles et budgétaires avec une vision sur les 6 à 8 prochaines années.

Quelque soit le choix fait, il est fondamental de préserver la gouvernance dans son système d'information car la durée de conservation des contenus sera toujours plus longue que la durée du choix mis en œuvre à un moment donné. Le partenaire d'aujourd'hui sera probablement différent demain. Le système déployé évoluera irrémédiablement et fortement.

La gouvernance  doit apporter une vision maitrisée des règles de gestion et des référentiels. Elle doit permettre une gestion des contenus internalisés ou externalisés dans un référentiel centralisé et sous maîtrise. Elle doit permettre d'intégrer les services externes selon le besoin.

Urbanisation du SAE - Une solution gouvernée

Que vous décidiez d'externaliser totalement ou partiellement vos actifs électroniques chez un ou plusieurs tiers archiveurs, ou que vous souhaitiez internaliser totalement ou partiellement la conservation de vos actifs dans votre SI, n'oubliez pas que le référentiel de gouvernance doit rester sous votre entière maîtrise.

L'urbanisation d'un SAE qui consiste à mettre en œuvre un outil de pilotage des actifs électroniques, apporte une véritable capacité à gérer le changement. Que votre outil de gouvernance soit interne dans votre SI ou externe en SaaS, il vous permet de piloter vos partenaires et gérer vos changements stratégiques sereinement.

A propos de Spark Archives

Spark Archives est un logiciel de Gouvernance des archives. Il comporte plusieurs connecteurs permettant de piloter les contenus chez les tiers archiveurs tout en conservant les réferences des contenus externalisés dans le SI interne. Il propose de gérer le référencement de contenus mixtes (papier et électronique). Il offre un référentiel donnant une vision globale sur les règles de gestion. Il est en mesure de vous fournir une totale maîtrise sur les actifs urbanisés chez un ou plusieurs partenaires.

Christian DUBOURG

Directeur Marketing Produit Spark Archives

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