La gestion des scellés judiciaires

Si au départ les clients de Spark archives gèrent des documents papier et électroniques, de plus en plus d’institutions nous font confiance pour la gestion d’autres types de supports et d’objets. Nous avons déjà évoqué le cas de l’industrie horlogère, nous allons maintenant aborder la gestion des scellés dans le monde judiciaire.

Qu’est-ce qu’un scellé

Le code de procédure pénale ne donne aucune définition des « scellés », « pièces à convictions » ou « objets placés sous main de justice », les termes sont employés indifféremment.

Toutefois, le scellé peut être défini comme étant constitué de tout objet, document ou donnée informatique placée sous main de justice, soit comme étant nécessaire à la manifestation de la vérité (articles 56, 74 et 76 du code de procédure pénale), soit comme étant un bien dont la confiscation est prévue à l’article 131-21 du code pénal, soit encore s’agissant de biens qualifiés de dangereux ou nuisibles par la loi ou le règlement, ou dont la détention est illicite (article 41-4 du code de procédure pénale et article 131-21 du code pénal).

On le voit, ces objets, documents ou données informatiques sont toujours rattachés à une procédure pénale et sont saisis dans le cadre d’une enquête judiciaire (sous le contrôle du procureur de la République), d’une instruction ou d’une procédure pénale dirigée par le juge des enfants.

La décision de placement sous scellé est toujours motivée par un intérêt probatoire ou conservatoire.

Le service des scellés du tribunal de grande instance de Paris assure la gestion des biens saisis pour le compte de la Cour de cassation, de la cour d’appel et du tribunal de grande instance (qui inclut à Paris le tribunal de police et le pôle économique, financier et de santé). Les scellés sont conservés dans les locaux du tribunal de grande instance de Paris, par le bureau des fourrières ou par des gardiens privés. Comme le précise le document intitulé " Organisation du service des scellés et fermeture provisoire du service pendant le déménagement du TGI de PARIS", le service conserve 600.000 scellés avec un accroissement annuel de 60.000 scellés.

La gestion des scellés dans Spark Archives

Dans le cas du TGI de Paris, le caractère confidentiel des informations conservées dans l’application empêche son ouverture à un public large. Seuls les agents du service des scellés et les magistrats bénéficient d’un accès à l’application.

Après une prise de rendez-vous, les services de police et de gendarmerie apportent les pièces à conviction pour dépôt au service des scellés afin que les agents du service enregistrent les scellés dans l’application. Si la description des scellés reste à la main des forces de l’ordre, leur enregistrement et leur vérification est effectué par un agent du service des scellés. Les scellés sont ensuite stockés dans les magasins physiques en fonction de leur catégorie (taille et nature de l’objet).

Tout comme le processus de dépôt, la sortie provisoire d’un scellé est très réglementée !

La sortie provisoire d’un scellé peut être demandée par un magistrat dans le cas d’une procédure judiciaire ou pour être confié à l’analyse d’un expert. Les sorties provisoires ont une durée maximale paramétrée dans Spark Archives.

A l’issue de la durée légale de conservation, les scellés sortent définitivement du stock. Ils peuvent être restitués à leur propriétaire légitime (dans le cas des cambriolages par exemple), remis au service des domaines pour être vendus, remis à la police aux frontières (faux papiers), remis à la banque de France (faux billets), détruits (objet sans valeur ou dont l’utilisation est interdite) ou détruits de manière sécurisée (cartes bancaires, armes, stupéfiants…).

Certains scellés sont définis comme sensible, c’est notamment le cas dans les affaires de terrorisme. Ces scellés sont gelés dans l’application Spark Archives, ils ne peuvent pas être communiqués ou détruits tant que le gel n’a pas été clôturé.

Déménagement et interfaçage

La mise en place de l’outil de gestion de la gouvernance Spark Archives est intervenue en parallèle du déménagement du tribunal de grande instance de Paris dans ses nouveaux locaux, avenue de la Porte de Clichy à Paris (17^ème). Aussi, Spark Archives a pu accompagner les équipes du service des scellés dans l’organisation du déménagement, la priorisation et l’étiquetage d’une partie des scellés.

En complément, une interface avec le fichier CASSIOPEE (Chaine Applicative Supportant le Système d’Information Orienté Procédure pénale Et Enfants) est mise en place. Ce fichier « contient des informations relatives aux plaintes enregistrées par les adjoints administratifs et les greffiers dans le cadre de procédures judiciaires. Ce fichier contient notamment l'état civil, les données bancaires, les coordonnées de prévenus, témoins ou encore des victimes et parties civiles. On y retrouve tous les évènements d'une procédure pénale, de l'enregistrement de la procédure de police et de l'instruction jusqu'au jugement » [1]. Cet interfaçage permet de consulter les informations liées aux procédures pénales à partir du détail d’un scellé dans Spark Archives et de consulter la liste des scellés d’une affaire à partir de CASSIOPEE toujours dans le respect de la confidentialité des données et pour les seuls utilisateurs autorisés.

Conclusion

Spark Archives de par sa souplesse et sa richesse fonctionnelle permet à la fois de gérer les documents papier et électroniques mais également d’autres types de supports et objets qui nécessitent une conservation dans le temps dans le respect des règles de l’art.

Hugues BROCHET
Consultant fonctionnel Spark-Archives