Les archives et la manière de les gérer évoluent au fil des années que cela soit dans le domaine des archives papier et plus encore avec les documents électroniques.

Comme nous avons déjà pu le voir ici à travers différents articles  de notre blog (ex : La gestion des scellés judiciaires, Horlogerie, dossier crédits,…) et plus encore autour des documents d'activités en production (factures, bulletins de paie,…), les notions d’archives et de documents ‘courant’ sont de plus en plus prégnantes et se rejoignent de plus en plus.

De la gestion des archives papier à la gestion des documents papier

Dans la logique de gestion des archives classiques, des documents papier deviennent des archives afin de répondre « essentiellement à une approche logistique de transfert des versements d’archives papier du service versant au service des archives, généralement lié à un manque de place dans le service versant associé à une fréquence de consultation qui faiblit progressivement ».[1] Certes, cette fonction n’est pas toujours envisagée de la sorte dans les services d’archives mais elle est à considérer et s’avère souvent, au moins dans le cadre des archives privées, être une réalité du terrain. Ne deviennent archives que les documents qui tendent à ne plus être consultés renvoyant à tort à l’image d’archives ‘mortes’ qui est le plus souvent ancrée dans l’imaginaire populaire…

Les documents papier gérés à ce titre sont par exemple : les factures, les dossiers de crédit au sens large (consommation, immobilier,…), les dossiers d’assurances (contrats d’assurance vie, incendies, accidents, risques divers, prévoyance, sinistre), les dossiers bancaires (comptes, carte bancaire, comptes titres, crédit, épargne,…), les dossiers du personnel (médical, retraite, litiges, …), sans parler bien entendu des dossiers patients dans les hôpitaux, des autorisations de mises sur le marché,….

Autant de documents papiers pour lesquels le document est pris au plus proche de sa création afin d’assurer une meilleure traçabilité, une meilleure sécurisation, un suivi et un accès simplifié pour les utilisateurs tout en permettant à ces documents d’être consultés à tout moment soit via l’original papier soit à travers la copie numérisée permettant de s’affranchir des contraintes logistiques voire des frais logistiques associés aux déplacement des papiers .

La gestion à la source pour les documents électroniques

Depuis de nombreuses années, Spark Archives gère des documents électroniques que ces derniers soient numérisés ou nativement électroniques.

Le constat établi précédemment avec les dossiers papier est encore plus évident, prégnant lorsqu’il est question de documents électroniques.

Comme cela a déjà été indiqué dans les actes du colloque précité, « dans un contexte numérique et sauf contrainte technique particulière, un transfert des documents au service des archives pendant l’écoulement de la durée d’utilité administrative n’est pas justifié. Il est plus commode de laisser les documents en ligne pour les services utilisateurs dans le système d’archivage électronique dans lequel ils auront été enregistrés dès leur création, et ce jusqu’à l’échéance de leur durée de conservation à des fins administratives. L’étroite collaboration entre producteur et archiviste, qui caractérise l’archivage électronique, gomme la répartition chronologique des rôles entre ces deux acteurs, telle qu’elle est pratiquée pour les archives physiques ».[2]

Dans le cadre des documents électroniques, la tendance est à la centralisation en un point d’accès unique. Les documents électroniques sont capturés au plus près de leur source voire directement dans l’application d’origine. L’automatisation et la prise en charge de ces documents électroniques permet d’alléger d’autant les tâches des services d’archives tout en permettant une consultation plus rapide par les utilisateurs. Ceci n’est évidemment rendu possible que si la politique d’archivage et les règles d’accès, d’enrichissement sont définies et en phase avec les attentes métiers.

Les cas métiers traités en électronique  recoupent finalement les cas existants précédemment sur les documents papier à savoir : les bulletins de salaire, le dossier de ressources humaines, les factures, les contrats, les dossiers médicaux, les emails, les documents issus d'un système de Gestion Electronique de Documents (GED) pour ‘délestage’, les actes, les documents bureautiques,…  

On bascule d’une logique où les archives papier étaient gérées différemment des documents électroniques stockés dans un système GED à une gestion unifiée et centralisée des documents papier et électronique dans un Système d’Archivage Electronique (SAE). Un système de GED ne pourra pas apporter la mise en place d'une gouvernance maîtrisée ni répondre aux exigences réglementaires associées au nombre croissant de typologies documentaires. Enfin, un certain nombre de typologies de documents électroniques ne nécessitent pas de workflow de validation ou de versionning au sens collaboratif du terme dans la mesure où le document électronique se suffit à lui-même. Dans ce cas, le passage par une GED ne fait pas toujours sens.

Ce constat est d’autant plus vérifiable lorsque l’on droit gérer des documents hybrides qui mixent à la fois des documents papier et électroniques. Dans ce cas, les utilisateurs peuvent accéder à partir d’une seule recherche à tous les documents papier et/ou électroniques.

Pour finir

Spark Archives permet de s’affranchir des limites imposées par les documents papier et électroniques et offrir aux utilisateurs un point unique d’accès et de gouvernance dans le respect des contraintes légales et des pratiques archivistiques. On le voit, le cycle de vie des documents tend à se rapprocher du records management tout en conservant une approche propre dans le cas des archives définitives qui fera l’objet d’un prochain billet.

Herwann Perrin
Responsable Produit Spark Archives