De la pierre de rosette au train de bit

La pierre de rosette, cette emblématique découverte en date de juillet 1799 qui a permis de comprendre les hiéroglyphes est bien loin… Peut-être retrouvera-t-on demain un train de bit qui sera comparé à un Qubit et permettra à nos contemporains de demain d’expliquer ou de comprendre telle ou telle donnée. Encore faudra-t-il que ces données soient conservées…. Alors oui pour la dématérialisation mais avec son corollaire, la conservation.

La dématérialisation, une réalité

La dématérialisation des données est devenue une réalité de tous les jours que cela soit d’un point de vue personnel ou pour l’entreprise et les institutions.

Côté individuel, on citera les réseaux sociaux, emails, sites webs, photographies prisent par mobile, paiements effectués,…. Côté entreprise, il sera question des données collaboratives, de la Gestion Electronique des Documents (GED), des informations financières, juridiques, stratégiques, emails... Enfin pour l’administration, ce sont l’ensemble des actes qui se voient dématérialisés : marchés publics, Chorus pour les factures, @ctes pour la transmission électronique des actes, Fast-Helios pour les éléments comptables, ….

La publication de la récente norme AFNOR NF Z42-026 contribuant à favoriser la destruction du papier pour certains actes renforçant ce constat tout autant que les éléments liés à l’hébergement des données de santé.

Dès lors, cet état de fait généralisé remet en perspective la conservation de ces documents électroniques sur le moyen et long terme.

La conservation, une nécessité

Devant cette inflation, cet océan de données il est nécessaire voire primordial, stratégique pour le bien de demain de pouvoir conserver les informations nécessaires, utiles que cela soit d’un point de vue managérial, opérationnel ou patrimonial d’ailleurs.

Le risque lié à la perte ou à l’absence d’accès à l’information étant inacceptable. Le temps d’accès à cette information se pose ensuite…

Des initiatives ont bien sûr déjà été mises en place afin de répondre à ces enjeux de demain mais il faudra s’interroger sur ce qui a été mis en place tant individuellement que collectivement au sein des structures privées ou publiques dans lesquelles vous évoluez pour vous prémunir des risques liés à la dématérialisation. Il en va de même pour la conservation à titre personnel !!

Pour les sites internet, visitez internet archive et sa wayback machine ou le site de la BNF, pour les réseaux sociaux, les difficultés sont grandes comme le démontre l’archivage des tweets par la Library of congress, pour l’enseignement supérieur, il y a le Cines ou plus récemment le programme VITAM pour l’Etat,… Autant d’initiatives permettant à un degré plus ou moins important de conserver des données dématérialisées.

Le Système d’Archivage Electronique, une réponse à la conservation

La conservation des données électroniques s’entend globalement au moins pour les organisations privées et publiques comme devant s’inscrire dans le respect de la norme AFNOR NF Z42-013 et la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique (SAE).

La mise en place d’un SAE ayant pour objectif principal de s’assurer dans le temps que les données qui seront conservées auront une valeur probante mais également que ces données soient lisibles du fait des risques d’obsolescences technologiques inhérents à notre époque, notre histoire.

Valeur probante, intégrité et lisibilité

La conservation à long terme des données à valeur probatoire a été posée lors des débats du projet de loi du 13 mars 2000 qui a posé les bases de la signature électronique que l’on connait aujourd’hui avec ces dernières évolutions. Ces débats ont rapidement révélés les contradictions existantes entre le maintien d’une part de l’intégrité des données (via notamment les moyens cryptographiques) et la lisibilité sur le moyen et le long terme des données qui impliquent de procéder à des migrations de formats, lesquelles modifient les données et par conséquent invalident le procédé de vérification de signature électronique de fait.

La réponse apportée par les décrets d’alors a été une parade juridique visant à poser le fait que les migrations nécessaires à assurer la lisibilité des données ne lui retirent pas son caractère d’original.[1]

La notion de lisibilité étant alors précisée dans la recommandation du 1er décembre 2005 sur la conservation des documents électroniques dans le secteur privé du forum des droits sur l’Internet en précisant ce qui était entendu à savoir le respect cumulé des trois critères que sont la lisibilité du document, la stabilité du contenu informationnel ainsi que la traçabilité des opérations sur les données.

On le voit, la dématérialisation des documents électroniques met au cœur de ses processus la conservation des données tant pour des raisons stratégiques que juridiques ou historiques…

Herwann Perrin Responsable Produit Spark Archives