GED ou Archivage?

Depuis maintenant quelques années le débat fait rage entre Gestion Electronique des Documents (GED/ECM) et archivage.

Les uns indiquant que la GED n'est pas de l'archivage, les autres affirmant le contraire mais partiellement et sous réserve de....  In fine, la gestion documentaire est une réalité opérationnelle, tangible qui regroupe des acteurs de renoms avec des solutions qui adressent un certain nombre de besoins métiers mais pas forcément ceux adressés par l'archivage tels que la pérennité, la gouvernance et la valeur probatoire.

CMIS, le standard de l'interopérabilité entre GED et Archivage

Afin de composer entre ces deux mondes, un outil existe depuis maintenant quelques années, il s'agit du standard CMIS. Ce standard qui existe en version 1.0 (2010) et 1.1 (2012) a pour effet salvateur de mettre en place ce qui manquait à ces deux mondes, à savoir de l'interopérabilité, une passerelle entre ces deux mondes. CMIS permet, entre autre à un  système d'archivage "client CMIS" de collecter les contenus stockés dans les gestionnaires de contenus qui exposent une fonctionnalité "serveur CMIS". C'est le cas de la majorité des outils d'ECM.

CMIS, la transparence au service des utilisateurs

La gestion documentaire et l'archivage ont vocation à servir le même besoin final, celui d'être au service de l'utilisateur qui lui n'a cure de savoir où se trouve le document électronique et veut uniquement y accéder quel que soit son emplacement réel. 

Une des réponses à cet état de fait et cette réalité opérationnelle est de rendre l'accès aux documents transparents pour l'utilisateur. Le standard CMIS rentre en action dans la mesure où il permet de désengorger les GEDs en récupérant les données (documents électroniques et métadonnées) directement dans une ou plusieurs GEDs et les archiver dans le SAE de manière transparente tout en indiquant que le document et son accès se trouve dans le SAE. L'utilisateur peut alors consulter le document quel que soit son mode de conservation. 

CMIS, la simplicité de la mise en œuvre

Comment est-ce possible, tout simplement par la mise en place d'un connecteur de type GED CMIS qui permet :

• de se connecter et donc de s'authentifier aux différentes systèmes ECM dans différents environnement techniques (connexion de type atom, browser)
• de définir des tâches à réaliser afin de récupérer les données électroniques et les métadonnées associées dans les GEDs et de les intégrer dans le SAE tout en respectant les contraintes d'accès, de sécurité propres à chaque organisation. Les tâches sont définies à la fois par un modèle de versement permettant d'identifier les concordances entre métadonnées la GED et celles du SAE et l'utilisation soit d'une requête existante soit une requête ad hoc qui permet d'interroger la GED (utilisation du langage SQL-92 propre à CMIS) et récupérer selon des critères définis les données et effectuer un versement électronique associé avec tous les contrôles lui permettant de respecter la norme NF Z 42-013.
• de vérifier et suivre le résultat associé au traitement de la tâche son acquittement

A l'issue de ces traitements, les données sont référencées dans les GEDs mais stockées, conservées selon les exigences attendues en terme de gouvernance, de pérennité et d'archivage à valeur probante dans le SAE. 

Pour plus d'informations sur CMIS 

CMIS, un gage de pérennité

Un autre point de vue lié à l'interopérabilité et à CMIS vient du fait que dès lors qu'une GED offre une fonctionnalité "serveur CMIS", l'externalisation des données et donc la reprise de celles-ci dans une autre application "client CMIS" est simplifiée ce qui est un gage de pérennité dans le temps et vise à faciliter les migrations de données qui dans le cas contraire peuvent être fastidieuses.

Dans cette logique, vous l'aurez compris, si vous comptez mettre en place une GED, il est important que celle-ci offre une fonctionnalité "Serveur CMIS". Si vous souhaitez la 'désengorger', il vous suffit de mettre en place un Système d'Archivage Electronique qui implémente un client CMIS paramétrable. 

Dans cet esprit de facilitation des échanges de données et d'interopérabilité Spark Archives dispose d'un connecteur "client CMIS" déjà utilisé pour archiver des contenus stockés dans SharePoint, Documentum, Alfresco.

Herwann Perrin

Responsable Produit Spark Archives