L'archivage des contrats de prêts et crédits dans le secteur bancaire

La gestion et la conservation des documents produits et reçus dans le cadre de l’activité des banques qu’elles soient banques d’investissements ou de prêt, est un enjeu majeur pour ces établissements.[1] Les principales typologies d’archives papier et électroniques dans la banque de détail recouvrent le métier du crédit, du patrimoine (Assurance, Succession), des ressources humaines.

Dans le cas des dossiers crédits qui nous intéressent plus particulièrement aujourd’hui, on notera les particularités suivantes :

Une progressive fusion entre la gestion électronique des documents et la gestion des archives

Aujourd’hui, même si les procédures d’établissement des dossiers de crédit restent physiques et matérielles (les pièces engageantes et signées le sont au format papier, le fax a toujours une valeur de preuve…), la plupart des dossiers de prêts/crédits sont numérisés, intégrés aux outils de gestion électronique des documents (GED) puis basculés vers le Système d’Archivage Electronique (SAE) d’une part et transmis aux tiers archiveurs pour conservation physique.

Des applications métiers, renforcées par des processus automatisés établissent un parcours numérique depuis la mise en relation, jusqu’à l’engagement et la signature des contrats. La dématérialisation est un enjeu fort, renforcée par les récents décrets de 2016 et 2017 liés à la copie fiable numérique. Les banques doivent mettre en place un système de gouvernance hybride (numérique et papier), pour répondre aux exigences de conformités imposés par le Comité français d'organisation et de normalisation bancaires (CFONB) et pour réduire les risques de contentieux.  Le système d'Archivage Electronique (SAE) devient  le garant de la valeur probatoire et un outil de gouvernance permettant de réduire les coûts et maitriser les risques liés à la conservation et à la consultation des documents contractuels. .

Règles de conservation, dates de destruction théoriques et réelles

Comme chacun le sait, le domaine bancaire est fortement réglementé et les délais de conservation des documents s’étendent sur des périodes assez longues. S’ajoutent à ces contraintes, des spécificités liées à la nature particulière des archives des dossiers de crédit.

A la différence des autres typologies comme par exemple les archives comptables pour lesquelles la date de départ de la règle de conservation est connue, avec les dossiers de crédit celle-ci n’est pas connue. En effet, on ne connait pas la date de départ de la durée de conservation car elle dépend d’un évènement déclencheur qui correspond généralement au remboursement intégral du prêt étant entendu que ce prêt peut dépendre d’autres prêts…. Ainsi il est nécessaire d’avoir des règles de gestion ad hoc afin de pouvoir gérer ces cas métiers qui déterminent les durées pendant lesquelles ces archives doivent être conservées et accessibles.

Confidentialité des données, privacy et RGPD

De par la nature sensible des documents manipulés au sein des dossiers de crédit, il n’est pas rare que ces archives soient sous ‘scellés’ dans des enveloppes dédiées physiques ou électronqiues voire qu’elles soient associées au crédit tout en étant conservées dans espaces de stockage différents du dossier lui-même afin de garantir la confidentialité des données. C’est notamment le cas avec les copies exécutoires. L’accès en ligne à ces documents est bien évidemment soumis aux mêmes contraintes.

De manière plus globale, devant le volume important de documents, la multiplicité des sous-traitants (numérisation, externalisation back office, tiers archiveurs), il est de fait que les établissements bancaires « sur conservent » souvent les dossiers et ne maitrisent donc pas toujours l’utilisation des données à caractères personnels dans la durée.

Ces enjeux liés à la protection des données personnelles deviennent de plus en plus prégnants avec la mise en place du Règlement européen de protection des données (RGPD)[2] et les lourdes sanctions à la clé. En effet, dorénavant, « Les organisations devront modifier leurs modes de gouvernance et refondre leurs systèmes de sécurité concernant la protection des données personnelles. Par exemple, elles sont tenues de s’engager dans une démarche de privacy by design, c’est-à-dire incorporer des mesures techniques et organisationnelles de protection dès la conception du produit ou service, afin de se trouver en mesure de démontrer la conformité au règlement.[3] »

La culture des archives

Comme on peut le constater, le domaine bancaire est un domaine où le métier des archives et la culture de l’archive ont une place bien ancrée historiquement et où les pratiques évoluent au gré de la règlementation et des pratiques.

Spark Archives accompagne depuis plusieurs années les clients du domaine bancaire dans cette approche hybride et cette transition vers le tout numérique, rendu possible à travers les récentes avancées associées à la norme NF Z42-026 en matière de numérisation lié au nouvel article 1379 du Code civil affirmant qu’une copie électronique « fiable » a la même force probante que l'original. Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte d’origine, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret. 

Herwann Perrin Responsable Produit Spark Archives
 

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