Du bulletin de salaire papier à la version électronique.

Dans le secteur privé, le bulletin de paie électronique est encore assez rare alors que le cadre réglementaire a considérablement évolué afin de permettre aux entreprises de dématérialiser totalement ce document. La première étape vers le 100% numérique a été franchie timidement en mai 2009 avec l' article L3243-2 de la loi 2009-526. Le texte adopté mentionnait : 

Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

Afin d'aider les employeurs à comprendre comment garantir l'intégrité pendant la durée de conservation obligatoire et pour s'appuyer sur des règles afin de receuillir le consentement du salarié, l'AFNOR publiait en mai 2011 la norme NF Z42-025. Pour justifier ce texte, l'Afnor précisait le but de cette norme de la manière suivante : 

La présente norme traite de la création du bulletin de paie à compter de sa génération par le traitement de paie ; - remise du document : le présent document définit les conditions de remise du bulletin de paie électronique aux salariés ; - conservation des documents: le présent document traite des conditions de conservation pour le compte du salarié. Les principes de conservation sont ceux de la norme NF Z 42-013 ; - accessibilité et usages: le présent document traite des conditions d'accès aux documents électroniques par le salarié lui-même.

Malgré ce cadre permettant de faire évoluer la distribution du bulletin de paie sous une forme électronique, les entreprises et l'administration restaient assez frileuses face à cette transition numérique en poursuivant massivement l'envoi des bulletins de paie au format papier. En 2015, le gouvernement souhaitait entammer une réflexion plus globale autour du bulletin de paie : Comment le simplifier et donner un second élan à sa dématérialisation.  Une mission fût confiée à Jean-Christophe SCIBERRAS qui remis le 27 juillet 2015 un rapport intitulé "POUR UNE CLARIFICATION DU BULLETIN DE PAIE".

La France et les Autres pays de l'Europe

Dans le rapport, le rédacteur soulèvait plusieurs écarts entre la France et ses prinicpaux partenaires européens  autour de la dématérialisation du bulletin de paie :

Depuis la loi du 12 mai 2009, les entreprises peuvent diffuser par voie électronique le bulletin de paie sous deux conditions : mettre en œuvre un mode de transmission sécurisé et obtenir l’accord du salarié. La situation de la dématérialisation en 2015 a été établie à partir d’une enquête conduite chez Solvay et d’une étude de l’ANDRH sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation. La France est très en retard au regard des chiffres constatés chez Solvay : le taux de dématérialisation atteint en France 15 % contre 95 % en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne, 57% en Italie et 54 % en Belgique. L’enquête conduite par l’ANDRH en 2013 montre que les freins à la dématérialisation sont principalement l’inégalité des salariés devant les outils informatiques et dans l’accès à Internet. 

Les facteurs de réussite sont la recherche par l’entreprise d’une réduction de coûts et la réponse aux attentes des jeunes collaborateurs.
...

La mission propose de faire évoluer la législation en rappelant les règles de sécurité qui ont été mises en avant par les contributions des membres du groupe de travail.

 

Renversement de la logique par la Loi travail de 2017

En janvier 2016, l'article L3243-2 de la loi 2009-526 était modifié par le texte de loi n°2016-1088 du 8 août 2016 - art. 54. Le texte publié renversait la logique entre l'employeur et le salarié. L'employeur pouvait prendre l'initiative d'envoyer au salarié une version dématérialisée du bulletin de paie sauf avis constraire du salarié.

Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l'article L. 5151-6. Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données. 

Le 1er janvier 2017, ce texte entrait en vigueur. Un décret d'application doit en principe mentionner  que la durée durant laquelle un salarié pourra avoir accès au bulletin dématérialisé sera de 50 ans à compter de son émission ou jusqu’aux soixante-quinze ans de la personne. La loi prévoit l'accès  aux bulletins de paye via le compte personnel d’activité.

Le site Internet Service-public.fr précise d'ores et déjà : 

Depuis 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié. 

Pour la remise du bulletin de paie électronique, l'employeur doit :

• informer le salarié des modalités de son droit d'opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l'embauche) ;
• fixer les conditions dans lesquelles le bulletin de paie est disponible pour le salarié (durée de 50 ans ou jusqu'au 75 ans du salarié).

L'employeur est tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

Les militaires montrent l'exemple.

le Décret n° 2016-1073 du 3 août 2016 consolidé le 8 mai 2018 relatif à la mise à disposition et à la conservation sur support électronique des bulletins de paye et de solde des agents civils de l'Etat, des magistrats et des militaires donne l'exemple.  L'article 2 précise : 

Les documents mentionnés à l'article 1er sont mis à disposition des agents concernés sous forme électronique, dans un espace numérique propre, créé et administré par la direction générale des finances publiques et selon des modalités garantissant la sécurité et l'intégrité des données, leur confidentialité et leur accessibilité.

L'article 3 précise les durées de conservation :

Les documents enregistrés dans l'espace numérique sont conservés tout au long de la carrière de l'agent et jusqu'à la fin de la cinquième année suivant celle de la liquidation de ses droits à pension. Si le pensionné reprend une activité au sein des services de l'Etat, le bulletin de paye qui lui est remis, au titre de cette activité, est conservé pendant cinq années, à l'issue desquelles il est supprimé.

Le calendrier d'application est également précisé : 

Dans chaque département ministériel, les articles 1er à 4 entrent en vigueur à une date et selon les modalités fixées par arrêté ministériel, au plus tard au 1er janvier 2020. L'arrêté ministériel précise également la date à partir de laquelle le bulletin de paye sur support papier cesse d'être émis.

Comme le précise le site internet de la fonction publique, "chaque ministère précisera par arrêté ministériel, au plus tard au 1er janvier 2020, la date et les modalités d'entrée en vigueur de texte ainsi que la date à partir de laquelle le bulletin de paye sur support papier cesse d'être émis".

Pour l'employeur privé

Comme vous l'avez compris, depuis le 1er janvier 2017 l'employeur est libre d'envoyer sous forme électronique le bulletin de paie à son salarié. Mais en contre partie, il a l'obligation de conservation du document électronique pendant 5 ans. Pendant cette durée, il faudra assurer l'intégrité, la sécurité, la lisibilité et la traçabilité autour du bulletin de paie. Tout ce qu'un SAE NF Z42-013 comme Spark Archives doit être en mesure d'apporter à l'employeur !!! 

Publication du 31 mai 2018.

Christian Dubourg
Directeur marketing produit Spark Archives

Sources

• POUR UNE CLARIFICATION DU BULLETIN DE PAIE - Jean-Christophe SCIBERRAS - 27 JUILLET 2015
• Bulletin de paie sur le site Service-Public.fr
• Décret n° 2016-1073 relatif à la mise à disposition et à la conservation sur support électronique des bulletins de paye et de solde des agents civils de l'Etat, des magistrats et des militaires du 3 août 2016 consolidé le 8 mai 2018
• Dématérialisation du bulletin de paye sur fonction-bublique.fr