Les fonctions de la GED assurées par le système d’archivage !

On a longtemps dissocié la gestion électronique des documents (GED) de l’archivage. Or, il s’avère que la frontière entre les deux systèmes s’amenuise chaque jour un peu plus au profil du système d’archivage.
En effet et à juste titre le système d’archivage devant les défis tant organisationnels que technologiques s’avère être plus à même de répondre aux problématiques documentaires jusqu’alors traitées par la GED.

Concrètement et d’un point de vue pratique, il n’est plus aujourd’hui utile ni nécessaire d’avoir à la fois une GED et un système d’archivage.

Toutes les missions qui naguère étaient dévoyées à la GED sont aujourd’hui globalement prises en charge par le système d’archivage :

• workflow de validation et de traitement des données,
• modification des métadonnées et gestion des versions,
• absorption de flux de documents
• conservation de l'intégrité des contenus,
• gestion des éléments de preuve,
• pérennisation et conversion,
• ...

Le système d’archivage électronique, une GED pérenne

Le système d’archivage électronique (SAE) d’aujourd’hui est en capacité avce les fonctions qu’il propose de se substituer à l'ensemble des fonctions proposées par une GED.

Le SAE  permet de réduire ainsi les coûts de mise en oeuvre alors que l’inverse n’est plus vrai !

Le SAE permet ainsi de mettre en place un système de gouvernance qui peut indifféremment :

• gérer des dossiers papiers et/ou électroniques,
• consulter de n’importe où les documents électroniques,
• supprimer certains documents papier après numérisation en respectant les normes en vigueur (NF Z42-026) et l’archivage probatoire des flux (NF Z42-013),
• conserver des documents d’activités et gérer le suivi, la sécurité des documents archivés tout au long du cycle de vie des documents,
• extraire automatiquement les métadonnées (dublin core, entités nommées, ...),
• signer et horodater électroniquement les documents électroniques,
• assurer l’intégrité et la valeur probatoire des documents,
• gérer l’obsolescence des formats par la conversion et la migration des formats,
• prendre en charge tous types de documents autorisés selon la politique d’archivage,
• organiser le stockage des documents électroniques,
• sécuriser les accès par authentification simple ou forte.

Le SAE, un point d'entrée unique de dépôt et de consultation des documents

La simplification des pratiques de dépôt et de consultation des documents électroniques par les utilisateurs dans le système d’archivage renforce également l’expérience utilisateur. Et ce d'autant plus que les interfaces aujourd’hui proposées par les systèmes d’archivage permettent de s’émanciper du système lui-même et proposer des interfaces intégrées au système métier de l’utilisateur.

Devant l’explosion combinée ces dernières décennies des données bureautiques de la dématérialisation et de la numérisation, les systèmes d’archivage sont plus à même que les GED de conserver des volumétries de données conséquentes, de fournir une infrastructure de stockage robuste et adaptée tant en terme d’accès que de support et  d’absorber des flux documentaires tout en garantissant l’unicité du stockage.

Le système d’archivage, un gage de robustesse et d’indépendance dans le temps

Fort de nombreux connecteurs et d'API, les SAE s'intègrent parfaitement au système d'information. Ils  peuvent facilement récupérer les données existantes dans les systèmes de GED actuels pour les
intégrer au système de gouvernance et d'archivage et assurer ainsi une continuité d’activité.

Les fonctions de réversibilité intégrées nativement aux fonctionnalités d'un SAE, apportent une véritable assurance d'autonomie de choix et de stratégie dans le temps.

Comme vous pouvez le constater, un SAE propose des fonctions étendues qui permettent facilement de se substituer aux fonctionnalités d'une GED tout en apportant des garanties de pérennité et de gouvernance à vos données conservées.

Herwann Perrin

Responsable Produit Spark Archives

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